Káposztás István: Új Magyar Központi Levéltár Közleményei I. (Budapest, 1982)

I. Levéltártani kérdések

PETŐ IVÁN A MŰSZAKI DOKUMENTUMOK, BERUHÁZÁSI IRATOK ÉS A LEVÉLTÁR A termeléssel, tervezéssel, beruházással, kivitelezéssel foglalkozó szervek iratkezelési szabályzatának tanulmányozása alapján megállapítható: a legtöbb helyen csak a szokásos ügyviteli iratok kezelésével foglalkoznak, sem magában a szabályzatban, sem az irattári tervben nem térnek ki részletesen a műszaki rajzokra, beruházási tervekre, általában a műszaki dokumentumokra. Ha az iratkezelés gyakorlatát vizsgáljuk, a legtöbb érintett szervnél kitűnik, hogy az ilyen dokumentumokat évtizedek óta változatlan szisztémával kezelik. Az iratkezelési gyakorlatnak tehát a szabályzatok döntő többségében nyoma sincs, csak helyszíni vizsgálatok során válik világossá, hogy a műszaki rajzok, beruházási iratok végső állomása nem az irattár, hanem a tervtár vagy dokumentáció. Amikor azt keressük, hogy a fenti kettősség miért alakult ki, többnyire ugyanazon okokra derül fény: 1. a minisztériumi mintaszabályzatok csak az államigazgatási gyakorlattal foglalkoztak, nem adtak útmutatást a műszaki rajzok és hasonló típusú iratok kezelésére; 2. függetlenül a mintaszabályzatoktól, az említett irattípusokra körülményesen alkalmazhatóak a levéltárosok által megkövetelt iratkezelési aktusok, mint az iktatás, irattári tételbe sorolás, selejtezés. Röviden szólni kell a műszaki rajzok, beruházási iratok keletkezésének mechanizmusáról. Megszületik egy döntés, hogy valahol, valami épül, átépül stb. A leendő létesítmény tulajdonosa a megrendelő. A megrendelő megbíz egy másik intézményt, vállalatot az egész beruházás lebonyolításával. A megbízott lesz a beruházó. De a beruházó függetlenül attól, hogy tovább adja-e a munkát alvállalkozóknak, vagy sem, az esetek többségében továbbadja a tervezési feladatokat a tervezőnek, intézetnek, vállalatnak. A tervező bonyolultabb beruházások esetén csak generáltervező, tehát csak a tervezés egy részét végzi, igen fontos részfeladatokat további intézetekkel, vállalatokkal terveztet. Végül, a tervek elfogadása után bekapcsolódik a munkába a kivitelező (olykor a generálkivitelező, alvállalkozókkal). Lényegében ugyanez a mechanizmus érvényesül egy új termék bevezetésénél is, azzal a különbséggel, hogy ott nem beruházóról, hanem gyártóról van szó, és nincs külön kivitelező. De az esetek többségében ott is a gyártási helytől elkülönülten készítik el a műszaki tervrajzokat, sokszor a tervezés, sőt a gyártás egy-egy részét is alvállalkozókra bízzák. A megrendelő olykor maga bonyolítja le a beruházást. Ilyenkor a megrendelő és a beruházó nem különül el. Ez azonban a levéltár szempontjából nem jelent lényeges különbséget.