Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

véltár — Bécsi kapu téri épület — 31. raktár — földszint — 3. állványfal — 2. polcoszlop — 1. polc. Ez a helyrajzi jelzet címeket tartalmaz. A fenti címeket jelekkel így lehet kifejezni: OL—I—31—f— 3—2— 1. 12—266 Címelés — kifejezésnek kettős jelentése van. Jelenti egyrészt a jelzetelést, azaz a levéltári és raktári egységeknek címekkel vagy nevekkel történő megjelölését. Az ilyen címelés kétféle: levéltári és raktári. Jelenti másrészt a levéltári segédletbeli egységeknek címekkel vagy nevekkel történő megjelölését. 12—267 Jelzetelés — vagy címelés a rendezés egyik fázisa, amelynek során a rendezés eredményeképpen kialakított egységek rendszerbeli helyét meghatározó jelzetet megállapítják és az egységeken feltüntetik. Kétféle jelzetelést különböztetünk meg: levéltárit és raktárit. 12—268 Levéltári jelzetelés — vagy címelés a levéltári rendezés egyik fázisa, amelynek során a levéltári rendezés eredményeképpen kialakított levéltári egységek levéltári rendszerbeli helyét meghatározó levéltári jelzetet megállapítják és a levéltári egységeken feltüntetik. 12—269 Raktári jelzetelés — vagy címelés a raktári rendezés egyik fázisa, amelynek során a raktári rendezés eredményeképpen kialakított raktári egységek raktári rendszerbeli helyét meghatározó raktári jelzetet megállapítják és a raktári egységeken feltüntetik. 12—270 Jelzetrendszer — a jelzet jelekkel történő kifejezéséhez alkalmazott jeleknek a rendszere. A jelzetrendszer azt tünteti fel, hogy a különböző nagyságrendű egységek — szekciók, levéltárak, fondok, állagok stb. — címeinek a jelölésére a jelzetben milyen jeleket és hogyan kell alkalmazni. Arra kell törekedni, hogy a jelzetrendszer legalább egy levéltári intézményen belül egy, séges legyen. Előnyös, ha a jelzetrendszer egy ország valamennyi levéltárában egységes. Az egységes jelzetrendszer azonban nem feltétlen követelmény. A jelzetrendszert rövidítési rendszernek is nevezik. 12—271 Törzsegység — a fondok és az állagok közös neve. 12—272 Törzsszám •— a fondok és az állagok jelekkel kifejezett jelzetének közös neve. A Magyar Országos Levéltárban a törzsszám az ábécé egy nagybetűjéből és egy számból áll. Pl. C 65. Az ábécé nagybetűje a szekció jele, a szám pedig a fondnak vagy — állagokra tagolódó fond esetében — az állagnak a szekción belüli sorszáma. A törzsszám tehát nem tartalmazza a levéltári intézmény jelét. A fenti példa esetében a teljes törzsszám tulajdonképpen a következő : OL—C65. 12—273 Raktári szám — a raktári jelzet második része, amely egy sorszám. A raktári számot rendszerint külön helyen szokták feltüntetni a legkisebb raktári egységeken. 12—274 Raktári címke — az a papírlap, amelyen a legkisebb raktári egységek raktári jelzetét tüntetik fel, és amelyet a legkisebb raktári egységekre ragasztanak. A Magyar Országos Levéltár gyakorlatában a legkisebb raktári egységekre két raktári címkét ragasztanak. Az egyik — nagyobb méretű — címkén a raktári jelzet első részét tüntetik fel mind szavakkal, mind pedig jelekkel. De sem szavakkal, sem pedig jelekkel, nem a teljes első részt tüntetik fel. A szavakkal kifejezett jelzetből elhagyják a levéltári intézmény és a szekció címét vagy nevét és csak a levéltár, a fond és az állag címét vagy nevét tüntetik fel a címkén. A levéltárét természetesen csak akkor, ha a kérdéses fond vagy állag valamely levéltárba tartozik, az állagét pedig csak abban az esetben, ha nem állagtalan fondról, hanem egy fond valamely állagáról van szó. A jelekkel kifejezettjelzetből pedig a levéltári intézmény jelét