Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

törekszenek, hogy a füzetek ne csak raktári, hanem egyben irattári egységek is legyenek. Nem feltétlen követelmény azonban, hogy a füzet irattári egység is legyen. 4—88 Iratkötés — mint irattári fogalom az iratfűzéshez hasonlóan az irattári tárolásnak egyik módja, amelynél az iratok bizonyos nagyobb mennyiségét — akár egy több lapos egyes iratot, akár több egyes iratot — kemény fedőlapok közé egybekötik, az iratokból köteteket alakítanak ki. Az így kialakított kötetek rendszerint raktári egységek, kivételesen azonban előfordul, hogy a kötet nem raktári egység, hanem csak része egy raktári egységnek, pl. egy doboznak. A kötetek kialakításánál is általában arra törekszenek, hogy egy kötet ne csak raktári, hanem egyben irattári egység is legyen, ez azonban — miként a füzeteknél — itt sem feltétlen követelmény. Az irattári selejtezés 4—89 Irattári selejtezés — az az eljárás, amelynek során az irattár anyagának azt a részét, amelyre az iratképző szervnek vagy személynek működéséhez szüksége már nincsen, és amely levéltári értékkel sem rendelkezik, elkülönítik az anyag többi részétől. Az ilyen módon elkülönített irattári anyagot irattári selejtnek nevezik. Az irattári selejt hulladékként történő értékesítése, papírzúzdába juttatása, vagy bármilyen módon való megsemmisítése az irattári kiselejtezés. A kiselejtezés után megmaradó irattári anyagnak selejtezett irattári anyag, a kiselejtezésre kerültnek pedig kiselejtezett irattári anyag a neve. Az irattári selejtezéshez tervet szoktak készíteni, megtörténtéről pedig jegyzőkönyvet vesznek fel. 4—90 Irattári selejtezési terv — az irattári selejtezés alapjául szolgáló jegyzék. Az irattári selejtezési terv háromféle lehet. Az egyik azt tünteti fel, hogy az irattári anyagnak milyen részei minősülnek selejtnek, kerülnek kiselejtezésre. A másik azt tünteti fel, hogy az irattári anyagnak milyen részei nem minősülnek selejtnek, nem kerülnek kiselejtezésre. A harmadik pedig az irattári anyagnak minden részét feltünteti és mindegyikről megmondja, hogy selejtnek minősül-e, kiselejtezésre kerül-e, avagy nem. Ez utóbbi selejtezési terv a legcélszerűbb. A jó irattári selejtezési tervnek, az annak alapjául szolgáló jegyzéknek a szintje a tervezett selejtezés szintjével kell, hogy egyezzék. Ha a selejtezést pl. az irattári tételek szintjén akarjuk elvégezni, ezen a szinten kell készülnie a selejtezési tervnek is. Ha az ügyiratok szintjén akarunk selejtezni, ilyen szintű selejtezési tervet kell készítenünk. Vannak azonban olyan selejtezési tervek is, amelyek nem igazodnak a selejtezésre kerülő anyagnak a rendszeréhez, a szerkezetéhez, hanem attól függetlenül határozzák meg, hogy milyen tárgyú ügyeknek, milyen ügyköröknek az iratait lehet, vagy nem lehet selejtezni. Az ilyen selejtezési terveket selejtezési ügykörjegyzékeknek is nevezik. A selejtezési ügykörjegyzékek alapján végzett selejtezések sok munkát igényelnek, és megbízhatóságuk nagymértékben függ a selejtezést végző személy egyéni adottságaitól. A modern selejtezési tervek készítésénél két fő szempont érvényesül. Az egyik az, hogy a selejtezés ne igényeljen sok időt. A másik pedig az, hogy a selejtezés automatikusan, a selejtező személy egyéni adottságaitól függetlenül történjék. E két fő szempont érvényesítése érdekében a selejtezési tervek készítéséhez az irattári terveket használják fel. Az irattári terveket úgy készítik, hogy azok egyben selejtezési tervek is legyenek. Az irattár rendszerét, szerkezetét — amelyet az irattári terv tükröz — úgy határozzák meg, hogy a levéltári értékű, azaz ki nem selejtezhető iratok rendszerbelileg elkülönüljenek a levéltári értékkel nem rendelkező, azaz kiselejtezhető iratoktól. Az ilyen — egyben selejtezési tervül is