Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

— még az iratanyag irattárba kerülése előtt elméletileg ki lehet alakítani és rendszerbe — az irattári rendszerbe — lehet foglalni. Az iratanyagot irattárba kerülésekor azután a kialakított és rendszerbe foglalt irattári egységekbe lehet besorolni. 4—67 Iratbesorolás — az irattárba kerülő iratanyagnak az elméletileg már korábban kialakított és rendszerbe foglalt irattári egységekbe való beosztása, az iratok irattári rendszerbeli helyének a meghatározása. Az iratbesoroláskor az iratokon feltüntetik, hogy milyen irattári egységekbe kerülnek, megjelölik az iratok irattári rendszerbeli helyét. Az iratok irattári rendszerbeli helyének a meghatározása és annak az iratokon való feltüntetése még az iratok irattárba kerülése előtt, az ügyintézésnek valamelyik korábbi fázisában — pl. a szignáláskor és az iktatáskor — megtörténhet. 4—68 Irattári sorozat — közép szintű szerves irattári egység. Irattári sorozat lehet pl. egy irattárban egy év anyaga. 4—69 Irattári csoport— Irattári csoportnak általában az irattári tételeket szokták nevezni, de nevezik irattári csoportoknak az irattári tételeken belüli, azoknál kisebb irattári egységeket is. Egyik szóhasználat sem szerencsés. 4—70 Irattári tétel — a legkisebb olyan irattári egység, amelybe több egyedi ügynek az iratai tartoznak, amely több ügyiratot tartalmaz. Az irattári tételeket általában tárgyi rendszerezés alapján alakítják ki, ilyen esetben a tétel a legkisebb tárgyi irattári egység. Az irattári tételek címeit az irattári terv tartalmazza. Az irattári tételeket az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének figyelembevételével úgy alakítják ki, hogy azok az ügyvitel gyakorlati érdekeit szolgálják és az iratselejtezést megkönnyítsék. Az irattári tételt irattári csoportnak is nevezik. 4—71 Irattári tételképzés — az irattári tételek kialakítása. Az irattári tételek kialakítása rendszerint azon az alapon történik, hogy a tételekbe kerülő iratoknak mi a vonatkozása. Az iratok vonatkozása határozza meg a tételek vonatkozását. 4—72 Irattári tétel vonatkozása — a tételnek az a sajátossága, hogy valamivel kapcsolatos, összefüggésben van. A vonatkozás lehet tárgyi, személyi, területi, időbeli, iratfajtai stb. A vonatkozás alapján tárgyi, személyi, területi, időrendi, iratfajtai stb. tételeket különböztetünk meg. Az irattári tételek vonatkozását a beléjük sorolt iratok vonatkozása határozza meg. 4—73 Irattári tételcím — a tétel legsajátosabb ismérveinek, elsősorban vonatkozásának vagy vonatkozásainak a tömör meghatározása. Irattári tételcím pl.: 1976. évi költségvetési ügyek iratai. A tétel címének a tétel legsajátosabb ismérvein, elsősorban vonatkozásán vagy vonatkozásain kívül a tétel irattáron belüli helyét is meg kell határoznia. Ez úgy történik, hogy megadja mindazoknak az irattári egységeknek a címét, amelyeknek része, amelyekbe tartozik. Pl. Magyar Országos Levéltár irattára, Általános iratok, 1976. évi költségvetési ügyek iratai. 4—74 Irattári tételszám — az irattári tételeknek számok formájában adott irattári jelzete. 4—75 Irattári jelzet — valamely irattár szerkezeti részeinek, a szerkezeti egységeknek az irattár rendszerében elfoglalt helyét határozza meg. Az irattár raktári egységeinek az irattár rendszerében elfoglalt helyét az irattári raktári jelzet határozza meg. Az irattári szerkezeti egységeknek, röviden : az irattári egységeknek az irattár rendszerében elfoglalt helyét úgy határozzuk meg, hogy megadjuk a címét nemcsak magának a kérdéses irattári egységnek, hanem