Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

ügydarabban dönteni jogosult személy határozza meg és az irodának szóló utasítás formájában az ügyiraton feljegyzi. Ennek az időpontnak az elérkeztével az iroda a határidőre tett ügyiratot vagy ügyiratdarabot a döntésre jogosult személynek további utasítás végett bemutatja. 22—129 Határidő-nyilvántartás — az irodai ügyvitelnek az a része, amely a határidők és a határidőre tett ügyiratok nyüvántartását célozza. A határidő-nyilvántartás eszköze a határidők nyilvántartó könyve. Határidők nyilvántartó könyvét azok a részlegek vezetnek, amelyeknek vezetői döntési, illetve kiadványozási hatáskörrel rendelkeznek. Ebben a nyüvántartó könyvben elsősorban az elintézés előkészítésére a szignáláskor megállapított határidőket tartják nyilván. E célra egy bekötött, a naptári napok részére külön oldalakat tartalmazó naplót használnak. A kitűzött határidő napjánál feljegyzik a kérdéses ügyirat alapszámát és a legutolsó ügyiratdarab iktatószámát. Amikor az ügyirat az elintézés tervezetével a kiadványozóhoz érkezik, amikor tehát az elintézés tervezete elkészült, a feljegyzést a nyilvántartókönyvben kipipálják, pipa alakú jellel jelölik meg. A határidő-nyilvántartás vezetője a határidőt megelőző napon figyelmezteti az illetékes részleg vezetőjét, illetve az előadót az esedékes határidőre. A határidőt követő napon pedig jelenti a kiadványozónak, ha az ügyirat a kitűzött határidőre nem érkezett meg. A határidők nyilvántartó könyvét a határidőre tett ügyiratok nyilvántartására is fel lehet használni. Az ilyen ügyiratoknak is az alapszámát és a legutolsó iktatószámát jegyzik fel. A kétféle határidős nyilvántartást azonban meg szokták különböztetni. A határidőre tett ügyiratok jelzeteit a nyüvántartó könyvben elkülönítetten jegyzik fel. A határidő-nyilvántartás vezetője a határidőre tett ügyiratokat a határidő napján a kiadványozónak bemutatja, és jelzeteiket a nyüvántartókönyvben kipipálja. A határidők nyilvántartó könyvét határidőnaplónak is nevezik. 22—130 Hollétí nyüvántartás — az irodai ügyvitelnek az a része, amely az ügyiratok hollétének a megállapítását célozza. Holléti nyilvántartást elsősorban olyan ügyvitelben végeznek, amelyben iktatnak, az ügyiratokat iktatószámokkal jelölik meg. A holléti nyilvántartás eszköze a holléti nyilvántartó könyv. Holléti nyilvántartó könyvet ott vezetnek, ahol iktatnak és irattároznak. A holléti nyilvántartó könyvben az illető részlegben iktatott ügyek minden iktatószáma folyamatosan növekvő sorrendben szerepel. Az iktatószám után, külön rovatban, feltüntetik a kérdéses iktatószám alap- és tételszámát. Az alapszámot csak akkor, ha a kérdéses iktatószám egyben nem alapszám is. A nyilvántartó könyvben csak az alapszámok (az ügyiratok) hollétét tartják nyilván. Olyan iktatószámok hollétét, amelyek egyben nem alapszámok, nem tartják nyüván. Ha az alapszám (az ügyirat) más részlegre vagy valamelyik előadóhoz (ügyintézőhöz) kerül, feljegyzik, hogy mikor és hova került. Ha onnan visszaérkezik, a feljegyzést törlik vagy áthúzzák. A nyilvántartó könyvben az alapszámok (ügyiratok) határidőre tételét és irattárba helyezését is feljegyzik. A feljegyzéseket, hogy törölhetők legyenek, ceruzával írják.