Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)
Terminológia
Az ügyintézés 22—29 Ügyintézés — kifejezés egy tágabb és egy szűkebb körű fogalmat jelöl. Tágabb értelemben az ügyintézés valamely szerv vagy személy teljes működését, ügyeinek mindenféle intézését jelenti. Szűkebb értelemben az ügyintézés valamely szerv vagy személy működésének a formai része, az a mód, ahogyan ügyeit intézi. A levéltári nyelvben az ügyintézés kifejezést ebben a szűkebb értelemben használjuk. A szerv vagy személy működésének formai része szorosan összefügg annak tartalmi részével, az ügyintézés a hatáskörrel, az illetékességgel és a szervezettel. Az ügyintézést ügykezelésnek, ügymenetnek és ügyvitelnek is nevezik. Hasznos lenne a tágabb és a szűkebb értelmű ügyintézést más-más kifejezéssel jelölni meg, ügyintézésnek csak a tágabb értelmű ügyintézést nevezni, a szűkebb értelműt pedig ügymenetnek vagy ügyvitelnek mondani. Az ügykezelés kifejezést mellőzni lehetne. Az ügyintézésnek két részét különböztetik meg: az érdemi és az adminisztratív ügyintézést. 22—30 Érdemi ügyintézés — az ügyintézésnek az a része, amely az elintézésre kerülő ügyekben való állásfoglalással, döntéssel kapcsolatos. Az érdemi ügyintézés kifejezésnek ugyanúgy kettős jelentése van, mint az ügyintézésnek. Tágabb értelemben a teljes érdemi ügyintézést, szűkebb értelemben annak csak formai részét jelenti. 22—31 Adminisztratív ügyintézés — az ügyintézésnek az a része, amely az ügyeknek nem érdemi intézésével kapcsolatos, hanem csak előkészíti és kiegészíti az érdemi ügyintézést. Az adminisztratív ügyintézést irodai ügyvitelnek is nevezik. Az adminisztratív ügyintézés körébe tartozik pl. a postabontás, az iktatás, a tisztázás, a postázás, az irattározás. Az adminisztratív ügyintézés kifejezésnek ugyanúgy kettős jelentése van, mint az ügyintézésnek. Tágabb értelemben a teljes adminisztratív ügyintézést, szűkebb értelemben annak csak formai részét jelenti. 22—32 írásbeli ügyintézés — az ügyintézésnek az a módja, amelynél az ügyintézés során történteket írásban rögzítik. 22—33 Szóbeli ügyintézés — az ügyintézésnek az a módja, amelynél az ügyintézés során történteket írásban nem rögzítik. 22—34 Általános ügyvitel — az ügyek intézésének az a módja, amely általános ügyviteli szabályok szerint folyik. 22—35 Bizalmas ügyvitel — a bizalmas jellegű ügyek intézésének az a módja, amely különleges ügyviteli szabályok szerint folyik. A bizalmas ügyvitelt rezervált ügyvitelnek is nevezik. 22—36 Titkos ügyvitel — a titkos jellegű ügyek intézésének a módja, amely különleges ügyviteli szabályok szerint folyik. 22—37 Gazdasági ügyvitel — az ügyintézésnek az a része, amely valamely szerv vagy személy gazdálkodásával kapcsolatos. A gazdasági ügyvitelnek ugyanúgy kettős jelentése van, mint az ügyintézésnek. Tágabb értelemben a teljes gazdasági ügyintézést, szűkebb értelemben annak csak formai részét jelenti. A gazdasági ügyvitelnek az ügyvitel általános szabályain kívül megvannak a maga különleges szabályai is. 22—38 Irodai ügyvitel — az adminisztratív, azaz nem érdemi ügyintézésnek vagy ügyvitelnek az a része, amelyet az összefoglalóan irodának nevezett segédhivatalok: az iktatóés a kiadóhivatal, valamint az irattár végeznek. Az irodai ügyvitel elsősorban mindenfajta ügyviteli iratnak a kezelését, továbbá egyes ügyviteli irattípusoknak részben egészbeni (pl. az iktatókönyv), részben csupán részbeni (pl. az előadóív) képzését, közelebbről a létrehozását is jelenti.
