Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)
Terminológia
Az ellenőrzés 21—164 Ellenőrzés — a levéltári munka és a munkaviszonyok megvizsgálása azok megjavítása, a hibák és hiányosságok megszüntetése, illetve megelőzése céljából. Annak alapján, hogy kik ellenőriznek, az ellenőrzésnek két fő fajtáját különböztetjük meg: a belső és a külső ellenőrzést. Annak alapján, hogy mit ellenőriznek, az ellenőrzésnek számos fajtáját különböztetjük meg, pl. pénzügyi, egészségügyi, tűzvédelmi, selejtezési. Az ellenőrzést viszgálatnak vagy revíziónak is nevezik. Az ellenőrzés külön fajtája a szervellenőrzés, amelyet nem a levéltári intézményekben végeznek, hanem a levéltári intézmények gyűjtőköri szerveiknél. 21—165 Belső ellenőrzés — olyan ellenőrzés, amelyet a levéltári intézmény vezetője rendel el, és amelyet általában az intézmény alkalmazottai végeznek. Az intézmény vezetője azonban külső személyt is megbízhat belső ellenőrzéssel, illetve az abban való részvétellel. Az ellenőrzés tárgya alapján a belső ellenőrzésnek számos fajtáját különböztetjük meg. A belső ellenőrzésnek nem külön fajtája, hanem legáltalánosabb módja az a folyamatos ellenőrzés, amellyel a levéltári intézmény és az intézmény minden részlegének vezetője figyelemmel kíséri az irányítása alá tartozó dolgozók munkáját. 21—166 Külső ellenőrzés — olyan ellenőrzés, amelyet valamely külső szerv rendel el és amelyet annak a megbízottai végeznek. A külső ellenőrzést legtöbbször a levéltári intézmény fölött közvetlen, vagy ágazati felügyeletet gyakorló hatóság rendeli el. Ha a külső ellenőrzés a levéltári intézmény egész működésére kiterjed, általános ellenőrzésnek vagy vizsgálatnak nevezik. 21—167 Vizsgálat — A levéltári intézményben folyó ellenőrzést vizsgálatnak is nevezik. A vizsgálat kifejezés jelentése azonban nem mindig azonos az ellenőrzés kifejezés jelentésével. Van olyan vizsgálat, amelyet nem neveznek ellenőrzésnek, és van olyan ellenőrzés, amelyet nem neveznek vizsgálatnak. Az általános, vagy a levéltári jogszabályok megértésével kapcsolatban emelt, vagy esetleg emelhető vád ügyében elrendelt ellenőrzést mindig vizsgálatnak, fegyelmi, vagy fegyelmit megelőző vizsgálatnak nevezik. 21—168 Általános vizsgálat — valamely levéltári intézmény egész működését érintő külső ellenőrzés, amelyet általános ellenőrzésnek is neveznek. 21—169 Fegyelmi vizsgálat— valamely általános vagy levéltári jogszabály megsértésével kapcsolatban emelt vád megvizsgálását célzó eljárás. A fegyelmi vizsgálatot az rendeli el, akinek fegyelmi jogkörébe a fegyelemsértő tartozik. 21—170 Fegyelmit megelőző vizsgálat — valamely általános vagy levéltári jogszabály megsértésével kapcsolatban felmerült gyanú helytállóságának megvizsgálását célzó eljárás. A fegyelmit megelőző vizsgálatot az rendeli el, akinek fegyelmi jogkörébe a gyanúsított tartozik. 21—171 Munkanapló — a levéltári dolgozók által munkájukról naponta írt feljegyzés, amelynek célja egyrészt az ellenőrzésnek, másrészt a beszámolásnak és a tervezésnek a megkönnyítése. Azt, hogy a levéltári dolgozók közül kik vezetnek munkanaplót, az intézmény vezetője határozza meg. Általában azok a dolgozók vezetnek munkanaplót, akik többféle é«s mennyiségileg mérhető munkát végeznek. A munkanaplóban napról napra fel kell tüntetni a végzett munka lehetőleg pontos megnevezését, mennyiségét és a reá fordított munkaórák számát. A munkanapló adatait havonként összesíteni szokták.
