Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

21—35 Kisegítői munka — szakismeretet nem igénylő, főleg fizikai jellegű levéltári munka. A levéltári szakfelügyelet 21—36 Levéltári szakfelügyelet — a levéltári munka egyik fajtája, a levéltári intézményeknek az a tevékenysége, amelynek során illetékességi köri szerveik írásbeli munkáját, elsősorban az iratkezelést és az irattárolást, szakmailag segítik és ellenőrzik. A levéltári szakfelügyelet a levéltári intézmények külső munkája, igazgatási levéltári munka. A levéltári szakfelügyelet révén a levéltári intézmények nemcsak illetékességi köri szerveiket segítik, hanem illetékességi köri anyaguk gyarapodását és védelmét is biztosítják. A szakfelügyelet egyben anyaggyarapító és anyagvédő levéltári munka. A levéltári szakfelügyelet egyformán szolgálja az illetékességi köri szervek és a levéltári intézmények érdekét. A levéltári intézmények a szakfelügyelet gyakorlása során nyüvántartják és időnként meglátogatják az ületékességi területükön működő illetékességi köri szerveket, tanácsadással segítik azok írásbeli munkáját, ellenőrzik iratkezelését és irattári selejtezését. A levéltári szakfelügyelet egyik fajtája a védett levéltári anyag fölötti szakfelügyelet. A szakfelügyeletet gyakorló levéltári intézményt felügyeletileg illetékes levéltárnak, a felügyelet gyakorlásával kapcsolatos jogát és kötelességét felügyeleti, az illetékességi területén működő illetékességi köri szervei viszonylatában területi illetékességnek nevezik. A szakfelügyeletet szakmai felügyeletnek is mondják. 21—37 Felügyeletileg illetékes levéltár — az a levéltári intézmény, amely a felügyeleti illetékessége alá tartozó szervek, illetve levéltári anyag fölött levéltári szakfelügyeletet gyakorolni jogosult. ' 21—38 Felügyeleti illetékesség — valamely levéltári intézménynek az a joga és kötelessége, hogy meghatározott szervek vagy iratanyag fölött levéltári szakfelügyeletet gyakoroljon. 21—39 Felügyeleti terület — az a terület, amelyen működő szervek fölött valamely levéltári intézmény levéltári szakfelügyeletet gyakorol. 21—40 Területi illetékesség — kifejezésnek kettős jelentése van, az egyik a levéltári szakfelügyelettel, a másik az anyaggyarapítással kapcsolatos. A levéltári szakfelügyelettel kapcsolatban a területi illetékesség valamely levéltári intézménynek bizonyos területen — a felügyeleti területen — működő szervek fölötti felügyeleti illetékességét jelenti. Az anyaggyarapítással kapcsolatban a területi ületékésség valamely levéltári intézménynek bizonyos területen — a gyűjtőterületen — működő szervekkel kapcsolatos gyűjtőköri illetékességét jelenti. 21—41 Szervnyilvántartás — ügyviteli segédlet, amelyet a levéltári intézmények készítenek és vezetnek a gyűjtőköri, illetőleg a felügyeleti illetékességük alá tartozó szervekről. A szervnyilvántartás készítését és vezetését, az ezzel járó levéltári munkát is szervnyilvántartásnak nevezik. A szervnyilvántartás szervnyilvántartó lapokon történik. 21—42 Szervnyilvántartó lap — a kartoték formájú szervnyilvántartási segédlet kartotéklapja. Egy-egy lapon egy-egy szervnek a nevét és a postacímét, valamint fondjainak a törzsszámait tartják nyilván. 21—43 Nyilvántartott szerv — olyan szerv, amely valamely levéltári intézmény szervnyilvántartásában szerepel. 21—44 Szervlátogatás — valamely levéltári intézmény kiküldött dolgozójának vagy dol-