Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

A fölös példányt az intézmények más intézményeknek átengedik, esetleg elcserélik vagy eladják. Ha értékesíteni sehogyan sem tudják, zúzdába is adhatják. 19—28 Kqnyvtári állományellenőrzés — a könyvtári állomány meglétének és állapotának meghatározott időközökben történő fölülvizsgálata. Az állományellenőrzést a könyvtári és a pénzügyi jogszabályok alapján az intézmény vezetője rendeli el. 19—29 Könyvtári állományselejtezés — a könyvtári állorhányban levő nem hasznosítható fölös példányok megállapítása és kiselejtezése, általában papírzúzdába juttatása. 19—30 Könyvtári állománytörlés — a könyvtár állományában bármilyen okból keletkezett hiánynak a feltüntetése a könyvtári nyilvántartásokban. 19—31 Könyvtári bélyegzés — a levéltári könyvtári anyagnak a levéltári intézmény nevét feltüntető tulajdonbélyegzővel és a leltári számot feltüntető leltárbélyegzővel történő megjelölése. A könyvtári anyag egyes raktári egységeit több helyen is le szokták bélyegezni. 19—32 Könyvtári duplumbélyegző — vagy fölös példány bélyegző olyan könyvtári bélyegző, amely azt tünteti fel, hogy a vele lebélyegzett könyvtári anyag duplum, illetve fölös példány. Olykor a bélyegzőt használó intézmény neve vagy a duplum eladására történő utalás (duplum venditum) is szerepel a bélyegzőn. 19—33 Könyvtári zúzdái bélyegző — olyan könyvtári bélyegző, amellyel a kiselejtezett könyvtári anyagon azt tüntetik fel, hogy zúzdába adható. A könyvtári nyilvántartás 19—34 Általános könyvtári segédkönyv — olyan kiadvány, amely számos szakterület munkáját segíti, kézikönyvül szolgál számukra. Nem azzal az igénnyel készül, hogy végigolvassák, hanem hogy egyes adatokról tájékoztasson. Általános könyvtári segédkönyvek pl. az általános szótárak, lexikonok, bibliográfiák, cimtárak, helységnévtárak. 19—35 Könyvtári leltározás — a levéltári könyvtár anyagának elsődlegesen a biztonságos megőrzést és az értékrögzítést, másodlagosan az anyag használatát szolgáló nyilvántartásba vétele. A leltározás a leltárkönyvben történik, eredményét a leltárkönyv tartalmazza. A leltározás közvetlenül a szerzeményezés után történik, a szerzeményezés befejezésének is tekinthető. Ezért állományba vételnek, a leltárkönyvet pedig állományleltárnak is nevezik. A könyvtári leltározást Magyarországon szabvány szabályozza. 19—36 Könyvtári leltárkönyv — vagy állományleltár a könyvtári állomány okmányszerű nyilvántartása, elsődlegesen a könyvtári anyag biztonságát és értékének rögzítését, másodlagosan annak használatát is szolgáló könyvtári segédlet. Minden pénzügyi év végén a pénzügyi előírásoknak megfelelően le kell zárni. Elsődleges célja alapján könyvtári nyilvántartásnak vagy nyilvántartó könyvnek is nevezhető. Minthogy közvetlenül a szerzeményezés után készül az újonnan szerzeményezett könyvtári anyagról, könyvtári anyaggyarapodási naplónak is tekinthető. ív- és kartotékformában egyaránt készülhet, rendszerint azonban ívformában készül. A könyvtári anyag formátumának megfelelően külön-külön leltárkönyvet vezetnek a fólió (fél), kvart (negyed) és az oktáv (nyolcad) ívrét formátumú (nagyságú) könyvtári anyagról. . A könyvtári leltárkönyvben feljegyzik a leltári számot, azaz a leltárkönyvben' 1-gyel kezdődő folyamatos sorszámot, a szerzeményezés időpontját és módját, a leltározott anyagnak az azonosításhoz szükséges leg-