Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

véltári jogszabályunk, de szükségtelenül, mivel mind a működési, mind pedig a kiállítási, kutatási és ügyviteli célú kölcsönzés lehet egyben tudományos célú, helyesebben tudományos tárgyú is. 18—80 Kölcsönadás — a kölcsönzés egyik fajtája, levéltári anyag kölcsönzése más intézménynek. 18—81 Kölcsönadó — az az intézmény, amely levéltári anyagot más intézménynek kölcsönad. 18—82 Kölcsönvétel — a kölcsönzés egyik fajtája, levéltári anyag kölcsönzése más intézménytől. 18—83 Kölcsönvevő — az az intézmény, amely levéltári anyagot más intézménytől kölcsönvesz. 18—84 Kölcsönzési ügymenet— kifejezésnek kettős jelentése van. Tágabb értelemben a kölcsönző szolgálatot, szűkebb értelemben annak módját jelenti. A kölcsönzési ügymenetet a kölcsönzési szabályzat szabályozza. 18—85 Kölcsönzési szabályzat — a levéltár ügyrendjének egyik része, amely a kölcsönző szolgálatot, a kölcsönzési ügymenetet szabályozza. A kölcsönzési szabályzat rendszerint a kutatási szabályzathoz kapcsolódik, abba épül bele. 18—86 Kölcsönkönyv — ügyviteli segédlet, amely a levéltárból történő kölcsönzések, a kölcsönadások nyilvántartására szolgál. A kölcsönkönyvben feljegyzik a kölcsönadás időpontját, a kölcsönzési ügyirat számát, a kölcsönzés célját, a kölcsönvevő szerv nevét és címét, kutatói kölcsönzés esetén a kutató nevét és címét, a kölcsönzési határidőt és a kölcsönzött anyag visszaérkezésének időpontját. A fenti adatokon kívül, amelyeknek nyilvántartását a Levéltárak Ügyviteli Szabályzata írja elő, a kölcsönkönyvbe be szokták vezetni a kikölcsönzött iratok jegyzékét, a kölcsönzési iratjegyzéket is. A kölcsönkönyvet a LÜSz kölcsönzési naplónak nevezi. 18—87 Kölcsönzési határidő — az az időtartam, amelyre a levéltári anyag kölcsönadása történik. A kölcsönzési határidőt a kölcsönadó határozza meg. 18—88 Kölcsönzési iratjegyzék — a kölcsönadásra kerülő iratok jegyzéke. A kölcsönzési iratjegyzék az egyes iratok szintjén készül és feltünteti azok levéltári jelzetét és terjedelmét. Szerepel a kölcsönzési iratjegyzéken a kölcsönadó levéltár neve, a kölcsönzési ügyirat száma, a kölcsönvevő levéltár neve, a kölcsönzési határidő és a kölcsönadás időpontja. A kölcsönzési iratjegyzék 3 példányban készül. Kettőt közülük megküldenek a kölcsönvevő szervnek, amely az egyiket a kölcsönadott iratok átvételének elismerésével visszaküldi. A harmadik példány a kölcsönzési ügyiratban marad. 18—89 Kölcsönzési elismervény — a kölcsönvevő szerv értesítése arról, hogy a részére kölcsönadott levéltári anyagot átvette. A kölcsönzési elismervényt a kölcsönvevő szerv rendszerint a kölcsönzési iratjegyzék egyik példányára írja, amelyet visszaküld a kölcsönadó levéltárnak.