Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

Egy kérőlapon a levéltárnak csak egy részlegéből — szekciók esetén szekciójából — szoktak anyagot kérni. A kérőlapra a kutatási ügymenet további fázisaiban kezelési feljegyzések kerülnek. A kutató a kérőlapot 2 példányban tölti ki és nyújtja be a kutatófelügyelőnél. A — rendszerint indigós átírással írt — másodpéldánynak kísérőlap a neve. 18—56 Kísérőlap — a kérőlapnak — rendszerint indigós átírással írt — másodpéldánya. Kísérőlapnak azért nevezik, mert a kutatási ügymenet során az anyag kiadásától egészen annak visszahelyezéséig az anyag mellett van, kíséri azt. A kutatási ügymenet egyes fázisaiban a kérőlaphoz hasonlóan a kísérőlapra is kezelési feljegyzések kerülnek. 18—57 Örjegy — a helyéről kiemelt levéltári anyag helyére kerülő utaló lap, amelyen feltüntetik, hogy a kiemelt anyag hova került. Az őrjegyen feltüntetik a kiemelt anyag címét vagy jelzetét, valamint a kérőlapnak vagy az ügyiratnak, amelyhez a kiemelt anyagot csatolták, az iktatószámát. Az őrjegy addig marad a kiemelt levéltári anyag helyén, amíg azt helyére visszahelyezik. 18—58 Kiemelés — a levéltári anyagnak levéltárbeli helyéről történő kivétele kérőlaphoz, vagy levéltári ügyirathoz való csatolás végett. A kiemelt levéltári anyag helyére őrjegyet kell tenni. 18—59 Kiadás — mint kutatószolgálati kifejezés a levéltári anyagnak a kutató használatára bocsátását jelenti. Az anyagot először a gondozó levéltári részleg adja ki a kutatófelügyelőnek, majd a kutató felügyelő — esetleg több alkalommal, több kutatási esetben is — a kutatónak. Kiadásnak nevezik a levéltári anyagnak kölcsönzés céljából vagy egyéb célból ügyirathoz történő csatolását is. A kiadást anyag- vagy iratkiadásnak is nevezik. 18—60 Anyagkiadási napló — a kiadott levéltári anyag nyilvántartására szolgáló ügyviteli segédlet. Azt tünteti fel, hogy milyen anyagot hova adtak ki, milyen kérőlaphoz, vagy ügyirathoz csatoltak. Az anyagkiadási naplót a Levéltárak Ügyviteli Szabályzata — nem szerencsésen — anyagkiviteli naplónak nevezi, de közelebbről nem határozza meg és rendszeresítését nem írja elő kötelezően. 18—61 Átvétel — mint kutató szolgálati kifejezés a kutató használatára kiadott levéltári anyagnak a kutató részéről történő átvételét jelenti. 18—62 Visszaadás — mint kutatószolgálati kifejezés a kutató használatára kiadott levéltári anyagnak a kutató részéről történő viszszaadását jelenti. 18—63 Visszavétel — mint kutatószolgálati kifejezés a kutató által visszaadott levéltári anyagnak előbb a kutatófelügyelő, majd az anyagot gondozó levéltári részleg részéről történő visszavételét jelenti. Visszavételnek nevezik az ügyirathoz csatolt anyag lecsatolását is. 18—64 Visszahelyezés — a kiadott levéltári anyagnak levél tárbeli helyére történő visszatétele. A visszahelyezéskor az anyagot kicserélik a helyén levő őrjeggyel. A visszahelyezést reponálásnak is nevezik. 18—65 Leszámozás — a levéltári anyag lapjainak vagy oldalainak 1 -gyei kezdődően folyamatos számokkal történő megjelölése, egyrészt az anyag terjedelmének meghatározása, másrészt rendjének rögzítése céljából. A laponként történő leszámozást lapszámozásnak vagy foliálásnak, az oldalanként történőt pedig oldalszámozásnak vagy paginálásnak nevezik. Elsősorban a kutatónak kiadott vagy ki-