Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

17—15 Referens — az a levéltári dolgozó aki a levéltár anyagának meghatározott részét — referenciáját — gondozza, végzi vagy irányítja és ellenőrzi a referenciával kapcsolatos tájékoztató és kutatószolgálatot, valamint az egyéb levéltári munkákat. A referens készíti el a referenciájával kapcsolatos ügyek elintézésének a tervezeteit, s azokat jóváhagyásra vagy döntésre az illetékes részlegvezető elé terjeszti, a referencia ügyeiben fölötteseit tájékoztatja, referál nekik. A referens rendszerint tudományos levéltári dolgozó. 17—16 Referencia — a levéltár anyagának meghatározott része, amelyet a levéltár egyik — rendszerint tudományos — dolgozója, a referencia referense gondoz. A referenciának a referensen kívül — rendszerint egy — kezelője is van, aki nem tudományos levéltári dolgozó. A referenciát referatúrának is nevezik. 17—17 Ügyfélszolgálat — A tájékoztató szolgálatot ügyfélszolgálatnak is nevezik, mivel a tájékoztatást rendszerint a levéltárak ügyfelei kapják. 17—18 Ügyfél — az a szerv vagy személy, amely, illetve aki a levéltárat szóban vagy írásban megkeresi, hogy tőle tájékoztatást kapjon. Ügyfélnek általában a levéltárat megkereső magánszemélyeket, a magánfeleket nevezik. A levéltár fölöttes szerveit semmiképpen sem nevezik ügyfeleknek. 17—19 Magánfél — vagy magán ügyfél a levéltártól szóban vagy írásban tájékoztatást kérő magánszemély. 17—20 Félfogadás — vagy ügyfélfogadás a levéltáraknak az a tevékenysége, amelynek során az ügyfeleknek szóban előterjesztett tájékoztatási kéréseit meghallgatják és a szóbeli tájékoztatást megadják. 17—21 Félfogadási idő — a munkaidőnek az a meghatározott része, amelyben a levéltárak ügyfeleik rendelkezésére állanak és szóbeli tájékoztatást adnak. A másolatkészítés 17—22 Másolatkészítés — a levéltári intézményeknek a tájékoztató szolgálat keretében végzett az a tevékenysége, amelynek során az őrizetükben levő levéltári anyagról megkeresésre másolatot készítenek és azt a megkeresőnek kiadják. A másolatkészítést, mivel az elkészített másolat kiadásra kerül, másolatkiadásnak nevezik. Kézzel vagy géppel írt másolatokat levéltáraink csak hitelesítve adnak ki. Egyszerű, azaz nem hitelesített másolatokat csak fotómásolatok (film-, fénykép-, xeroxmásolatok) formájában adnak. A hitelesített vagy hiteles másolat tartalmát tekintve teljes vagy kivonatos, formáját tekintve pedig írásos vagy fényképmásolat lehet. 17—23 Másolathitelesítés — a levéltári intézményeknek az a tevékenysége, amelynek során az őrizetükben levő levéltári anyagról általuk készített és kiadott másolatokat hitelesítik, hitelesítési záradékkal látják el. 17—24 Hitelesítési záradék — a levéltár által az őrizetében levő levéltári anyagról készített és kiadásra kerülő másolatra írt igazolása annak, hogy a másolatot a levéltár milyen iratról, milyen tartalommal és formában, mikor készítette és adta ki. A hitelesítési záradéknak tartalmaznia kell a másolatot készítő és kiadó levéltár nevét, a másolat fajtáját és a terjedelmét, a lemásolt irat irattani jellegét (fajtáját és típusát), a lemásolt irat levéltári jelzetét, utalást a másolatban történt esetleges javításokra, a hitelesítés keltét, a hitelesítési ügyirat vagy ügyiratdarab iktatószámát, a hitelesítő saját kezű aláírását és a levéltár bélyegzőjét.