Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

ismertető leltár megléte tehát nem teszi feleslegessé fondismertetés készítését A fondismertetést levéltár-ismertetésnek is nevezik. 14—100 Levéltár-ismertetés — A magyar levéltári terminológia a múltban pontatlanul használta a levéltár-ismertetés kifejezést, vele jelölve mindenféle munkát, amelyet valamely levéltári anyagról írtak. Helyesebb ezt a kifejezést a fondismertetés szinonimájának tekinteni és helyette inkább amazt használni. 14—101 Leltár — szónak a mai magyar levéltári terminológiában két jelentése van. A levéltári leltár kifejezésben a levéltári segédlet kifejezés szinonimája, mindenféle levéltári segédletet jelent. Az alapleltár és az ismertető leltár kifejezésekben a levéltári segédletek két meghatározott fajtáját jelenti. 14—102 Alapleltár — biztonsági célú, fond és állag szintű, szintetikus, belső használatra szánt levéltári segédlet. Elsődleges célja ugyan a biztonságos őrzés szolgálata, de nem kevésbé szolgálja az anyag minél könnyebb használatát. Különösen a több adatot tartalmazó változatában. Elsődlegesen ugyan belső használatra készül, rendszerint azonban kiadásra is kerül. Legkisebb segédletbeli egységei állagok, illetve állagokra nem tagolódó fondok. Általában valamely levéltári intézmény teljes anyagáról készül, tehát teljes vagy központi segédlet. Két változatát különböztethetjük meg, az egyik több, a másik kevesebb adatról tájékoztat. A több adatról tájékoztató változat adatai a következők: cím vagy jelzet, kor, tárgy, terjedelem, tagolódás, rendszer, rendezettség, selejtezettség, segédlettel ellátottság, kutathatóság, közzétettség, irodalom. A kevesebb adatról tájékoztató változatban a következő adatok vannak: cím és jelzet, kor, tárgy, terjedelem, tagolódás, rendszer, rendezettség, segédlettel ellátottság, kutathatóság. Rendszere igazodhat a levéltári anyag tényleges rendszeréhez, helyesebb azonban, ha annak ideális rendszerét követi. Kiviteli formája az ívforma. Az alapleltárat, szintetikus jellege alapján, szintetikus leltárnak is nevezik. 14—103 Ismertető leltár — tájékoztató célú, fond és állag szintű, analitikus, kiadásra szánt levéltári segédlet. Legkisebb segédletbeli egységei állagok, illetve állagokra nem tagolódó fondok. Általában valamely levéltári intézmény anyagának csak egyes részeiről, mégpedig elsősorban a nem tárgyi rendszerű részekről készül, tehát részleges segédlet. Adatai a következők: cím vagy jelzet, kor, tárgy, terjedelem, tagolódás, rendszer, rendezettség, selejtezettség, segédlettel ellátottság, kutathatóság, közzétettség, irodalom. Rendszere a levéltári anyag ideális rendszere. Kiviteli formája az ívforma. Az útmutatótól szintje és analitikus jellege, a fondismertetéstől szintje, az alapleltártól analitikus jellege különbözteti meg. Az ismertető leltárat, analitikus jellege alapján, analitikus leltárnak is nevezik. 14—104 Állagáttekintés — szó a magyar levéltári terminológiában nem szerepel, a német Übersicht über die Bestände kifejezés fordítása. Közös néven így lehetne nevezni a fond és állag szintű, tájékoztató vagy legalábbis erősen tájékoztató célú, központi vagy teljes levéltári segédleteket: az útmutatót, az alap- és az ismertető leltárt. Nincs azonban különösebb szükség egy ilyen öszszefoglaló kifejezésre. 14—105 Raktári jegyzék — biztonsági célú, a legkisebb raktári egységek szintjén készült, szintetikus, belső használatra szánt levéltári segédlet. A levéltári anyag közép szintű nyilvántartásának a raktári jegyzék az eszköze.