Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

évszámával, a terjedelemmel, tárgy helyett a levéltári intézmény alapjellegének a meghatározásával, a tagolódás feltüntetéséről pedig lemondhat. Egyetlen levéltári intézmény anyagáról készülő kalauz ezzel szemben a fenti adatokon túlmenőleg tájékoztathat még az anyag biztonságáról, kutathatóságáról, a reá vonatkozó irodalomról. A kalauz rendszere egyetlen levéltári intézmény esetében nem problematikus. Több levéltári intézmény esetében szervtipológiai és területi alapon lehet a kalauz rendszerét kialakítani. A kalauz kiviteli formája az ívforma. 14—89 Prospektus — valamely levéltári intézményről és annak egész anyagáról készült, a levéltári intézményt látogatók tájékoztatására szánt rövid összefoglalás. A prospektus lényegében segédlet, kiadásra szánt, legmagasabb szintű, erősen szintetikus, teljes és általános, az anyagéval egyező rendszerű, ív formájú segédlet. A prospektust idegen nyelvekre is le szokták fordítani. 14—90 Fondnyilvántartási segédlet — biztonsági célú, fond vagy állag szintű, szintetikus, részben belső használatra, részben kiadásra is szánt levéltári segédlet. A fondnyilvántartási segédletnek a következő fajtáit különböztetjük meg: fond- és állagjegyzék, fond- és állagkartoték, fondok és állagok könyve. 14—91 Fond- és állagjegyzék — a fondnyilvántartási segédletek egyik fajtája, azaz biztonsági célú, fond vagy állag szintű, szintetikus, elsősorban belső használatra, de egyben kiadásra is szánt levéltári segédlet. Legkisebb segédletbeli egységei állagok, illetve állagokra nem tagolódó fondok. Általában valamely levéltári intézmény teljes anyagáról készül, tehát teljes vagy központi segédlet. Készülhet azonban valamely levéltári intézmény anyagának csupán egy részéről, lehet részleges segédlet is. A következő adatokról nyújt tájékoztatást: cím vagy jelzet, kor, terjedelem. A fondok és állagok jelekkel kifejezett címe vagy jelzete azok törzsszáma. A fond- és állagjegyzék a fondoknak és állagoknak mind a szavakkal kifejezett címét és jelzetét, mind pedig törzsszámát feltünteti. A terjedelmet iratfolyóméterben adja meg. Rendszere lehet az anyag rendszerével azonos, de lehet ideális rendszer is. Minthogy a fond- és állagjegyzék biztonsági célú segédlet, rendeltetésének inkább az anyag rendszerével azonos rendszer felel meg. Kiviteli formája az ívforma. 14—92 Fond- és állagkartoték — a fondnyilvántartási segédletek egyik fajtája, azaz biztonsági célú, fond vagy állag szintű, szintetikus, belső használatra szánt levéltári segédlet. Legkisebb segédletbeli egységei állagok, illetve állagokra nem tagolódó fondok. Általában valamely levéltári intézmény teljes anyagáról készül, tehát teljes vagy központi segédlet. A következő adatokról nyújt tájékoztatást: cím vagy jelzet, kor, terjedelem. A fondoknak és állagoknak mind a szavakkal kifejezett címét vagy jelzetét, mind pedig törzsszámát feltünteti. Feltünteti továbbá a fondok és állagok helyrajzi vagy topografikus jelzetét is, vagyis azt, hogy hol van a raktári helyük. A terjedelmet irat- és polcfolyóméterben, továbbá a legkisebb raktári egységek számában adja meg. Rendszere az anyag ideális rendszere. Amennyiben azonban az anyaghoz fond- és állagjegyzék nem készül, ajánlatos a fond- és állagkartotékot második példányban is elkészíteni, és e példány rendszeréül az anyag tényleges rendszerét választani. Kiviteli formája a kartotékforma. A fondkartotékot fondkartonnak is szokták nevezni. 14—93 Fondok és állagok könyve — fondnyilvántartási segédlet, azaz biztonsági célú,