Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

továbbá teljességük, rendszerbe foglalásuk és formába Öntésük határozza, ületve különbözteti meg egymástól a sokfajta levéltári segédletet. 14—53 Irattári segédlet — olyan irat, amely az irattárakban készült azzal az elsődleges rendeltetéssel, hogy az irattári — részben levéltárinak minősülő — anyagra vonatkozó, az irattárak célját szolgáló adatokat nyújtson. Az irattárak célja vagy rendeltetése alapjában véve ugyanaz, mint a levéltáraké, az őrizetükben levő anyag biztonságos megőrzése és minél könnyebben használhatóvá tétele. Az irattárak és a levéltárak céljának és rendeltetésének alapjában vett azonosságából következik, hogy az irattári segédletek közül egyesek azonosak a levéltári segédletekkel, mások sokban megfelelnek azoknak, de vannak közöttük olyanok is, amilyenek a levéltári segédletek között nincsenek. Mert bármennyire azonos is alapjában véve irattárak és levéltárak célja vagy rendeltetése, lényeges különbség is van közöttük. Nem annyira az őrzés mikéntje, hanem inkább a használhatóvá tétel célja tekintetében. Az irattárak elsősorban az iratképző szervek és személyek ügyvitele érdekében teszik használhatóvá anyagukat. A levéltárak pedig elsősorban a kutatás, mégpedig a tudományos kutatás érdekében teszik ugyanazt. Ez a különbség érvényesül az irattári és a levéltári segédletek között is. Főleg abban mutatkozik meg ez a különbség, hogy az irattárak jóval kevesebb fajta segédletet készítenek, mint a levéltárak. Az irattári segédletek mind elsődlegesek. Az irattári segédletre vonatozólag 1. még az Irattár című fejezetet. 14—54 Ügyviteli segédlet — olyan segédlet, amely az iratképző szerv vagy személy ügyvitele során készül, kivéve az irattárban készülő segédleteket. Az iratképző szervek vagy személyek ügyviteléhez tulajdonképpen irattári munkájuk, irattári ügyvitelük is hozzá tartozik, az irattárban készülő segédleteket ennek ellenére nem ügyviteli, hanem irattári segédleteknek nevezzük. Az ügyviteli segédletek kétfélék: elsődlegesek és másodlagosak. Elsődleges ügyviteli segédletek pl. az iktatókönyvek mutatói, amelyek azzal az elsődleges rendeltetéssel készülnek, hogy az ügyvitel során keletkező — részben levéltárinak minősülő — anyagot minél könnyebben használhatóvá tegyék. Másodlagos ügyviteli segédletek pl. az iktatókönyvek, amelyeknek az az elsődleges rendeltetésük, hogy az iratképző szervek vagy személyek működésének leglényegesebb mozzanatait jegyzőkönyvileg megörökítsék, emellett azonban — mind a szűkebb értelemben vett ügyvitelben, mind pedig az irattárban és a levéltárban — másodlagosan az ügyvitel során keletkezett — részben levéltárinak minősülő — anyag biztonságos őrzését és minél könnyebb használatát is szolgálják. Az ügyviteli segédletek fajait 1. az Irodai ügyvitel című fejezet címszavai között. Ügyviteli segédletnek szoktak nevezni olyan iratokat is, amelyek az ügyvitel megkönnyítése érdekében készülnek, de nem az ügyvitel során keletkezett anyag biztonságos őrzését és minél könnyebb használatát szolgálják, sem elsődlegesen sem másodlagosan. Ilyenek pl. a formuláriumok, a címjegyzékek, a helynévmutatók, a rendeletek másolati könyvei. Az ilyen ügyviteli segédleteket levéltártani értelemben nem tekintjük segédleteknek. A segédletek célja 14—55 Segédlet célja — a levéltárak kettős céljának vagy rendeltetésének, a levéltári anyag biztonságos őrzésének és minél könynyebben használhatóvá tételének a szolgálata. Van továbbá a segédleteknek egy harmadik célja is: a levéltári munka tervszerű megszervezésének a szolgálata.