Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

vannak, az alsóbb szervektől érkezett jelentések hiányoznak. 14—33 Annotáció — viszonylagosan bővebb, értékelő jellegű tárgyi észrevétel Az annotáció csak az egyszerű, magyarázó jellegű tárgyi észrevételhez viszonyítva bővebb valamivel annál, önmagában tekintve azonban nem terjedelmes. Az egyszerű tárgyi észrevételtől elsősorban értékelő jellege különbözteti meg. Annotáció pl. egy tárgymeghatározásban szereplő békekötésről megmondani azt, hogy az egyik fél számára megalázó volt. 14—34 Tartalom — A tartalomról tájékoztató segédletbeli adat azt fejti ki, hogy valamely levéltári anyag — levéltári vagy raktári egység — miről mit mond. A tartalomra vonatkozó segédletbeli adat tájékoztató célzatú, a minél könnyebb használatot szolgálja. Az őrzés szempontjából nincs jelentősége. A tervszerű munkaszervezést ezzel szemben segíti. A tartalom és a tárgy közötti összefüggésre 1. a Tárgy címszónál mondottakat. 14—35 Terjedelem — A terjedelemről tájékoztató segédletbeli adat azt mondja meg, hogy valamely levéltári anyag — levéltári vagy raktári egység — milyen mennyiségű. A terjedelemre vonatkozó segédletbeli adat elsődlegesen az őrzést szolgálja. Jelentős a tájékoztatás szempontjából is. A tervszerű munkaszervezés tekintetében nagy a fontossága. A levéltári anyag terjedelme többféle mértékegységgel fejezhető ki. Ilyen mértékegységek pl.: köbméter, folyóméter, raktári egységek (csomó, kötet, téka, doboz, láda, szekrény), darab, lap (folium), oldal (pagina), filmanyagnál a film hossza, vagy a felvételek száma. Azt, hogy a terjedelem megjelölésére milyen mértékegységet használunk, a kérdéses levéltári anyag — levéltári vagy raktári egység — jellege, állapota, szintje határozza meg. Filmanyagnál más mértékegységet használunk, mint hagyományos iratanyagnál. Rendezetlenül felhalmozottnál szintén mást, mint mintaállványozottnál. Fondvagy állagszinten ugyancsak mást, mint ügyiratok, ügyiratdarabok vagy egyes iratok szintjén. Különleges célok is befolyásolják a mértékegységet. Filmfelvételre kerülő anyagról készülő jegyzékben pl. — minthogy a felvétel oldalakról készül — a terjedelmet oldalakban szokták megadni. Gyakori az az eset, hogy a terjedelmet nem csupán egy-, hanem kétféle mértékegységben is megadják, pl. folyóméterben és raktári egységben, vagy darabban és lapszámban. 14—36 Tagolódás — A tagolódásról tájékoztató segédletbeli adat azt mondja meg, hogy valamely levéltári anyag — levéltári vagy raktári egység — milyen kisebb részekre oszlik. Ez az adat elsődlegesen tájékoztató célzatú, a minél könnyebb használatot szolgálja. Az őrzés szempontjából is jelentős. A tervszerű munkaszervezés tekintetében nincs fontossága. A tagolódás ismertetése általában csak a kérdéses levéltári vagy raktári egység szintje alatti első szintig terjed, a további szintek tagolódását már nem veszi figyelembe. A tagolódás ismertetésének az a lényege, hogy egyenként meg is nevezi a kérdéses levéltári vagy raktári egységnek a következő sziaten elhelyezkedő részeit. Tehát nemcsak annyit mond, hogy pl. egy fond állagokra tagolódik, hanem ezeket az állagokat fel is sorolja. Ebből két megfontolás következik. Az egyik az, hogy a tagolódás ismertetésének csak magas szinten van értelme, ahol a levél tárrészek még nagyok, számuk ennélfogva még viszonylag csekély. A másik megfontolás az, hogy a tagolódás ismertetésének csak akkor van értelme, ha a következő alsóbb szinten levő egységek címe nem csupán a tagolódást jelzi (pl. Ladula A, vagy T. kútfő), hanem a levéltári anyag valamely egyéb jellegzetességére — tárgyára, korára, iratfajtájára stb. — is rá-