Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

adatot különböztetünk meg: analitikusát és szintetikusát. Az analitikus segédletbeli adat részletesen kifejti a levéltári anyag valamely sajátosságát. # A szintetikus segédletbeli adat összefoglalóan meghatározza a levéltári anyag valamely sajátosságát. Valamely levéltári anyag korát például szintetikusan határozzuk meg, ha azt mondjuk róla, hogy 18. századi. Analitikus meghatározását adjuk a korának, ha megmondjuk, hogy a 18. század mely évéből való. Valamely segédletbeli adat analitikus vagy szintetikus jellege gyakran elmosódik, nehéz eldönteni, hogy meddig szintetikus még az adat és mikor tekinthető már analitikusnak. A segédletbeli adat részletességét annak bőségének is nevezik. 14—23 Cím — valamely levéltári anyag egészének vagy egyik részének — valamely levéltári vagy raktári egységének — a neve, mégpedig olyan megnevezése, amely a kérdéses levéltári vagy raktári egységnek a helyét annak a levéltári anyagnak az egészében, amelybe tartozik, pontosan meghatározza. A cím olyan segédletbeli adat, amelynek mind a levéltári anyag őrzésében és minél könnyebben használhatóvá tételében, mind pedig a levéltári munka tervszerű megszervezésében nagy jelentősége van. A cím megjelölése kétféleképpen történhet: szavakkal, vagy jelekkel. A címet gyakran szavakkal és jelekkel vegyesen jelölik meg. A címet jelzetnek is nevezik, nem téve különbséget cím és jelzet között. Szokták azonban csak a szavakkal megjelölt címet nevezni címnek, a jelekkel megjelöltet pedig jelzetnek mondani, ilyen módon különbséget téve cím és jelzet között. Helyesebb azonban a címet és jelzetet azonos fogalmaknak tekinteni. Kétféle címet vagy jelzetet különböztetünk meg: levéltárit és raktárit. A kettőt közös néven levéltárbeli címnek vagy jelzetnek nevezhetjük. 14—24 Irattani jelleg — Az irattani jellegről tájékoztató segédletbeli adat azt mondja meg, hogy valamely levéltári anyag — levéltári vagy raktári egység — irattanilag hogyan határozható meg, milyen irattani kategóriába tartozik. Az irattani kategóriák többféle alapon többfélék, ennek megfelelően valamely levéltári anyag is többféle irattani kategóriába tartozhat. Lehet pl. eredeti, vagy másolat, fogalmazat, vagy tisztázat, beadvány, vagy kiadvány, avagy belső ügyviteli irat. Az irattani jellegre vonatkozó segédletbeli adat elsődlegesen tájékoztató célzatú, a minél könnyebb használatot szolgálja, az őrzés és a tervszerű munkaszervezés szempontjából kisebb a jelentősége. Az irattani jelleget elsősorban egyes iratok esetében szokták a segédletben feltüntetni, továbbá olyan nagyobb levéltári egységeknél, amelyeknek irattani jellege egységes. (Pl. ülésjegyzőkönyvek, iktatókönyvek, számadások, missilisek.) Olyan levéltári egységeknél, amelyeknek irattani jellege heterogén, általában elegendő az erre történő utalás. 14—25 Kor— A korról tájékoztató segédletbeli adat azt mondja meg, hogy a kérdéses levéltári anyag — levéltári vagy raktári egység — milyen időben keletkezett, milyen korra vonatkozik. A korra vonatkozó segédletbeli adat elsősorban tájékoztató célzatú, a minél könynyebb használatot szolgálja, de igen fontos az őrzés és a tervszerű munkaszervezés szempontjából is. A kor meghatározásánál különbséget kell tennünk irattári és gyűjtemény jellegű fondok között. Irattári jellegű fondoknál a fond korát az a két időpont határozza meg, amely között a fondképző szerv vagy személy működött. Ennek a két időadatnak a kor meghatározásában feltéüenül szerepelnie kell. Ezenkívül fel lehet még tüntetni azt is, hogy a fondban