Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

Egy ügyirathoz, egy alapszámhoz különböző évekből való ügyiratdarabok, iktatószámok is tartozhatnak. Az alapszámrendszerben az ügyiratok egy év anyagán belül alapszámaik sorrendjében helyezkednek el. Az alapszámok sorrendje — ellentétben az iktatószámok sorrendjével az iktatószámrendszerben — nem folyamatos, ami abból következik, hogy nem minden iktatószám alapszám is egyben, hogy az iktatószámok jelentős részét alapszámokhoz szerelték mint elő- vagy utóiratokat. Az alapszámrendszert különböző, de a fondok szintjénél nem magasabb szintű levéltári egységek tagolására alkalmazzák, — az iktatószámrendszerhez hasonlóan — mindig együtt az időrendi évrendszerrel, továbbá mindig együtt az iktatószámrendszerrel. A fondokat, az állagokat, a sorozatokat és a tételeket egyaránt szokták először évek, majd az éveken belül alapszámok, az alapszámokon belül pedig az előiratokat előbb újra évek szerint, majd az éveken belül iktatószámok szerint tagolni. Az egyes alapszámokon belül az iktatószámrendszer sajátos formában érvényesül: az iktatószámok nem folyamatos, hanem töredezett, meg-megszakított rendben következnek egymás után. Az alapszámrendszerben a levéltári egységek mély szintű, ügyirat szintű levéltári egységek. Az alapszámrendszernek kétféle változatát különböztetjük meg: a változatlant és a változót. 12—132 Változatlan alapszámrendszer — A változatlan alapszámrendszernél az ügyirat újabb és újabb darabjait mindig az első darabhoz szerelik. A változatlan alapszámrendszernek az az előnye, hogy az alapszám változásakor nem kell az új alapszámot az ügyirat minden darabjára rávezetni. 12—133 Változó alapszámrendszer — az alapszámrendszernek az a változata, amelynél az ügyirat alapszáma az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok közül vagy az utolsónak, vagy pedig az utolsó évbeli elsőnek az iktatószáma. A változó alapszámrendszernél az ügyirat darabjait mindig az utolsóhoz, vagy pedig az utolsó évbeli elsőhöz szerelik. A változó alapszámrendszernél az alapszám megváltozik mindannyiszor, valahányszor az ügyirathoz egy újabb darabot szerelnek, vagy pedig egy újabb évbeli darabot szerelnek. A változó alapszámrendszernek az a hátránya, hogy az alapszám változásakor az új alapszámot az ügyirat minden darabjára rá kell vezetni. 12—134 Iktatói sorszámrendszer — a numerikus rendszernek egyik fajtája, amelyet — az alapszámrendszerhez hasonlóan — ügyirat szintű levéltári egységek horizontális tagolásánál alkalmaznak. Az iktatói sorszámrendszer elsősorban irattári rendszer, amelyet rendszerint levéltári rendszernek is megtartanak. Az iktatói sorszámrendszer az iktatás sajátos módján, a sor- és alszámos iktatáson alapszik. Az iktatás eme módjánál nem az ügydarabokat iktatják évenként újrakezdődő folyamatos számokkal, hanem az ügyeket, az ügyek iktatószámait sorszámoknak nevezik. Az egyes ügyek fázisait, az ügyiratdarabokat pedig úgy iktatják, hogy a sorszámokat alszámokkal törik, és ezeket az alszámokat használják iktatószámoknak. Az ügy első darabjának iktatószáma a sorszám, a további darabok iktatószámai az alszámok. Az ügyiratokat a sorszámok számrendjében őrzik. A sorszámból és alszámaiból kialakított irattári egységeket irattári számoknak, az iktatói sorszámrendszert irattári számrendszernek is nevezik. Az iktatói sorszámrendszert — az iktatóés az alapszámrendszerhez hasonlóan — mindig együtt alkalmazzák az időrendi évrendszerrel. Az iktatói sorszámok éveken belül újrakezdődő számrendben következnek egymás után.