Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

A numerikus alapot azonos szintű levéltári és raktári egységek rendszerezésénél és rendezésénél érvényesítik oly módon, hogy az egységeket sorszámokkal látják el, és az így kialakított számrendben őrzik. A numerikus alap a levéltári anyag nem függőleges, hanem vízszintes tagolásának az alapja, ezen az alapon nem magasabb szintű egységeket bontanak alacsonyabb szintűekre, vagy alacsonyabb szintűeket vonnak öszsze magasabb szintűekbe, hanem azonos szintűeknek a rendszerét és rendjét alakítják ki úgy, hogy számozzák őket. Különbséget kell tennünk egyrészt a levéltári, másrészt a raktári egységek számozása, numerikus alapon történő rendszerezése és rendezése között. Mind a levéltári, mind pedig a raktári egységek számozása, numerikus alapon történő rendszerezése és rendezése különböző szinteken, többféle módon történhet. A levéltári egységek számozásának egyik módja az, hogy a minden rendszert és rendet nélkülöző levéltári anyag egyes darabjait sorszámokkal látják el, és az így kialakított számrendszerben őrzik. Másik módja a levéltári, illetve irattári egységek számozásának az, hogy az irattári anyag egyes darabjai az iratképző szerv vagy személy ügyintézése során, az ügyek iktatásakor kapnak sorszámot, iktatószámot, és az anyagot vagy annak egyes részeit az iktatószámok rendjében őrzik. A fenti esetekben az egyes iratok szintjén érvényesül a numerikus alap. Magasabb szinteken — ügyiratok, tételek, sorozatok, állagok, fondok, levéltárak, szekciók szintjén — hasonló módon érvényesítik a numerikus alapot: a levéltári egységeket sorszámozzák és a számok rendjében őrzik. Nem tekinthető a numerikus alap érvényesítésének az az eljárás, amelynél más alapon — pl. betűrendben — rendszerezett azonos szintű levéltári egységeket sorszámokkal is ellátnak, és azután e sorszámok rendjében — ami azonban lényegében nem számrend — őrzik őket. Vannak a levéltári anyag számozásának olyan módjai is, amelyeknek a rendszerezéshez, a rendezéshez nincsen közük, amelyek nem — vagy legalábbis nem elsődlegesen — a rendszerezést, a rendezést szolgálják, hanem egyéb célokat. Ilyen pl. a foliálás és a paginálás, amelyeknek elsődleges célja általában nem a rendszer, a rend rögzítése, annak ellenére, hogy egyes esetekben ilyen célra is szolgálhatnak. A raktári rendszerezésnél és rendezésnél is többféle szinten és módon lehet érvényesíteni a numerikus alapot. Épületek és helyiségek szintjén úgy érvényesítik a numerikus alapot, hogy az épületeket vagy a helyiségeket sorszámmal látják el. A raktárhelyiségeket gyakran együtt sorszámozzák az egyéb helyiségekkel. Ez történt pl. a Magyar Országos Levéltárban is. Egy raktárhelyiségen belül az állványzat különböző szintjei — falak, oszlopok, sorok, polcok — közül csak a falakat szokták az egész raktáron, kétszintes raktár esetén az egyes szinteken végigfutóan sorszámozni. Az oszlopokat és a sorokat már minden falon, a polcokat pedig minden oszlopon vagy sorban külön-külön sorszámozzák, esetleg nem is számokkal, hanem más jelekkel — pl. betűkkel — jelölik. A legkisebb raktári egységek — csomók, dobozok, kötetek, tékák stb. — szintjén is többféle módon érvényesítik a numerikus alapot. Olykor teljesen függetlenül az anyag levéltári rendszerétől, olykor kombinálva a levéltári és a raktári rendszert. Az előbbi módra példa az az eljárás, amelynél egy raktárhelyiségen belül az öszszes legkisebb raktári egységet folyamatosan sorszámozzák. Az utóbbi módra példa az az eljárás, amelynél a legkisebb raktári egységeket nem egy nagyobb raktári egységen — egy raktáron vagy raktárszinten — belül, hanem egy nagyobb levéltári egységen — szekción, levéltáron, fondon, állagon — belül sorszámozzák folyamatosan. A Magyar Országos Levéltárban korábban az előbbi módon történt, jelenleg az 10* 147