Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

döntő vagy a döntést előkészítő tisztviselőit veszik figyelembe. Az ügyintézői alap érvényesítésénél a levéltári anyagot úgy tagolják, hogy az egyes ügyintézők által intézett ügyek irataiból egymástól elkülönülő részeket, egységeket alakítanak ki. Az ügyintézői alapot általában szervek — nem pedig személyek — levéltári anyagának a tagolásánál érvényesítik. Az ügyintézői alapon történő levéltári rendszerezés során rendszerint közép szintű levéltári egységeket, sorozatokat vagy tételeket alakítanak ki. 12—90 Ügyintézői rendszer — olyan levéltári rendszer, amelynél a rendszerezés alapja az ügyintézői alap. 12—91 Ügyintézői egység — olyan levéltári egység, amely az ügyintézői rendszerezési alap figyelembevételével alakult ki, illetve amelyet így alakítottak ki. Ügyintézői egységek pl. a Magyar Országos Levéltárban a helytartótanácsi referensek iratai. 12—92 Ügyintézői rendezés — olyan levéltári rendezés, amelynél a rendszerezés ügyintézői alapon történik. 12—93 Ügyintézői rend — a levéltári anyagnak ügyintézői alapon történt rendszerezése és rendezése során kialakult rendje. 12—94 Levelezőpartneri alap — az a levéltári rendszerezési alap, amelynek érvényesítésénél azt veszik figyelembe, hogy a fondképző szerv vagy személy milyen más szervekkel vagy személyekkel van kapcsolatban, hova küld, illetve honnan kap iratokat. Levelezőpartneri alapon közép szintű levéltári egységeket: sorozatokat és tételeket szoktak kialakítani. Magas és mély szintű levéltári egységek kialakítására ez az alap nem megfelelő. 12—95 Levelezőpartneri rendszer — olyan levéltári rendszer, amelynél a rendszerezés alapja a levelezőpartneri alap. 12—96 Levelezőpartneri egység — olyan levéltári egység, amely a levelezőpartneri rendszerezési alap figyelembevételével alakult ki, illetve amelyet így alakítottak ki. Levelezőpartneri egységek pl. a Magyar Országos Levéltárban a magyar kancellária fondjában az Insinuata camerae aulicae és az Insinuata consilii bellici című állagok. 12—97 Levelezőpartneri rendezés — olyan levéltári rendezés, amelynél a rendszerezés levelezőpartneri alapon történik. 12—98 Levelezőpartneri rend — a levéltári anyagnak levelezőpartneri alapon történt rendszerezése és rendezése során kialakult rendje. 12—99 Tárgyi alap — az a levéltári rendszerezési alap, amelynek érvényesítésénél a levéltári anyag tárgyát veszik figyelembe. A tárgyi alap érvényesítésénél egyrészt nagyobb egységeket bontanak kisebb egységekre, másrészt kisebb egységeket vonnak össze nagyobb egységekbe, az egységek tárgyát véve mind a bontás, mind pedig az öszszevonás alapjául. A tárgyi egységek különböző nagyságúak, különböző terjedelműek lehetnek. A tárgyi alapon történő rendszerezés során általában kétféle módon alakítanak ki tárgyi egységeket. Az egyik mód az, hogy a fondokat vagy állagokat tételekre bontják, és a tételeket nagyobb egységekbe, sorozatokba vonják össze, csoportosítják. A másik módja a tárgyi alapon történő rendszerezésnek, tárgyi egységek kialakításának az, hogy a tételeket nem a fondokból vagy állagokból bontják le, hanem az ügyiratokból vonják össze, és azután csoportosítják sorozatokba. 12—100 Tárgyi rendszer — olyan levéltári rendszer, amelynél a rendszerezés alapja a tárgyi alap. A tárgyi rendszerben az egységek tárgyi egységek, mégpedig általában közép szintű levéltári egységek: tételek és sorozatok. A tárgyi rendszer legjellemzőbb levéltári egysége a tétel.