Ember Győző: Levéltári terminológiai lexikon (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 4. Budapest, 1982)

Terminológia

Az anyagátadást iratátadásnak, anyagbeszolgáltatásnak, iratbeszolgáltatásnak, levéltárba adásnak, levéltári őrizetbe adásnak, levéltárba ni elhelyezésnek is nevezik. 8—17 Állandó megőrzés — (vagy tartós megőrzés) a levéltári anyagnak valamely levéltári intézmény általi végleges jellegű őrizete. 8—18 Átmeneti megőrzés — a levéltári anyagnak valamely levéltári intézmény általi ideiglenes őrizete. Az átmeneti megőrzésben levő levéltári anyagot átmeneti anyagnak nevezik. Átmenetileg őrzik a levéltári anyagot pl. az igazgatási levéltárak. 8—19 Megőrzési határidő — az az időpont, ameddig a levéltári anyagra az iratképző szervnek vagy személynek ügyviteli érdekből még szüksége van, amelynek elérkezte után az anyagot levéltári intézmény őrizetébe adhatja. A megőrzési határidőt levéltárba adási határidőnek, megőrzési vagy levéltárba adási időhatárnak is nevezik. 8—20 Átvételi határidő— (vagy időhatár) az az időpont, amelynek elérkezte után a levéltári intézmény az illetékességi körébe tartozó levéltári anyagot köteles őrizetébe venni. 8—21 Anyagátvételi kötelezettség — a levéltári intézményeknek az a kötelezettsége, hogy gyűjtőköri szerveiktől vagy személyeiktől levéltári jogszabály vagy a levéltárfenntartó által megszabott időben és módon levéltári anyagot megőrzésre átvegyenek. Az anyagátvételi kötelezettséget iratanyag esetében iratátvételi kötelezettségnek nevezik. 8—22 Anyagátadási kötelezettség — a gyűjtőköri szerveknek vagy személyeknek az a kötelezettsége, hogy levéltári anyagukat levéltári jogszabály vagy a levéltárfenntartó által megszabott időben és módon a gyűjtőkörileg illetékes levéltári intézménynek megőrzésre átadják. Az anyagátadási kötelezettséget iratanyag esetében iratátadási kötelezettségnek nevezik. 8—23 Anyagátvételi jegyzék — az a jegyzék, amelynek kíséretében a levéltári intézményekgyűjtőköri szerveiktől vagy személyeiktől levéltári anyagot megőrzésre átvesznek. Az anyagátvételi jegyzék általában a legkisebb raktári egységek szintjén készült raktári jegyzék. Az anyagátvételi jegyzéket iratanyag esetében iratátvételi jegyzéknek nevezik. Az anyagátvételi jegyzék rendszerint átadási—átvételi jegyzék formájában készül, és egyik másodpéldánya anyagátadási jegyzékül szolgál. 8—24 Anyagátadási jegyzék — az a jegyzék, amelynek kíséretében a gyűjtőköri szervek vagy személyek levéltári anyagukat a gyűjtőkörileg illetékes levéltári intézménynek megőrzésre átadják. Az anyagátadási jegyzék általában a legkisebb raktári egységek szintjén készült raktári jegyzék. Az anyagátadási jegyzéket iratanyag esetében iratátadási jegyzéknek nevezik. Az anyagátadási jegyzék rendszerint átadási—átvételi jegyzék formájában készül, és egyik másodpéldánya anyagátvételi jegyzékül szolgál. 8—25 Anyagátvételi jegyzőkönyv — Az anyagátvételi vagy anyagátadási jegyzőkönyvet a gyűjtőköri illetékességből történő anyagátadás, illetve megőrzésbe vétel alkalmával az átvevő levéltári intézmény és az átadó gyűjtőköri szerv vagy személy képviselői veszik fel és írják alá, s abban az átadás— átvétel lebonyolításának főbb mozzanatait rögzítik. 8—26 Anyagátvételi okmány — Az anyagátvételi vagy anyagátadási okmányban az átvevő levéltári intézmény és az átadó gyűjtőköri szerv vagy személy a gyűjtőköri illetékességből történt anyagátvételt, illetve anyagátadást ismeri el.