Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
6. A levéltári segédletkészítés sorrendje
mes készíteni, vajon az egyes iratok szintje, avagy valamely más, az egyes iratok és a repertórium szintje közötti szint? (Pl. alapszámok vagy iktatószámok szintje.) Általános érvényű feleletet erre a kérdésre nem lehet adni. A kérdés eldöntését esetről-esetre a kérdéses levéltári anyag fontosságától kell függővé tenni. Lehetséges, hogy az anyag kevéssé fontos, s eibíben az esetiben a repertórium szintjénél mélyebb szintű segédletet egyáltalában nem kell* hozzá készíteni. Lehetséges ellenben az is, hogy kiemelkedő fontossága az egyes iratok szintjén készülő segédletet igényel. Lehetséges továbbá az is. hogy fontossága azt még indokolja, hogy az alapszámok szintjén segédlet készüljön hozzá, azt azonban már nem, hogy még ennél is mélyebb szintre (iktatószámok, egyes iratok szintjére) menjünk lejjebb. Függ a kérdés eldöntése a szóbanforgó levéltári anyag levéltári rendszerétől is. Lehetséges, hogy a repertórium és az egyes iratok szintje között közbülső szint nincs is. Ilyenkor csak azt kell eldönteni, hogy érdemes-e lemenni az egyes iratok szintjére. Amennyiben mindeme szempontok figyelembevételével alacsony szintű levéltári segédletek készítését szükségesnek Ítéljük, — akár az egyes iratok szintjén, akár annál valamivel magasabb szinten — általában először jegyzéket, azután lajstromot vagy mutatót, majdpedig regesztát vagy katalógust készítünk. Az ideális helyzet az lenne, hogy minden levéltári anyaghoz elkészüljenek ilyen alacsony szintű segédletek is, a gyakorlatban azonban az anyag nagy mennyisége miatt alaposan meg kell válogatnunk azokat az egyes iratokat, amelyekről darabonkint készítünk levéltári segédleteket. 41 Ismétlem, a fenti levéltári segédletkészítési sorrend olyan ideális helyzetre vonatkozik, amilyen szinte egyetlen levéltárban sincsen. A gyakorlatban ezt a sorrendet nem mindenben lehet, nem is mindig szükséges megtartani. Minden levéltári intézménynek a maga helyzete, levéltári anyagának állapota és a jelentkező igények alapján kell eldöntenie, hogy mikor és milyen levéltári segédleteket készít. Ami azonban egyáltalában nem jelenti azt, hogy ne lenne hasznos és szükséges bizonyosfajta levéltári segédleteket egy ország valamennyi levéltári intézményénél, az egész levéltári anyagról, egyöntetűen — egyeseket közülük egy időben — készíteni el. Azzal a kérdéssel, hogy az elkészült levéltári segédletek közül mi kerüljön kiadásra, nem kívánok foglalkozni. Ezt a kérdést a levéltári segédletkészítés szempontjából ugyanis nem tartom elsőrendű fontosságúnak. Nézetem szerint az a körülmény, hogy kiadásra kerül-e, vagy sem, nem befolyásolhatja valamely segédlet készítését. Elméletileg bármely segédletet ki lehet adni. Más kérdés, hogy a gyakorlatban nem mindenfajta segédletet szoktak kiadni, hanem elsősorban azokat, amelyeknek elsődleges célja a tájékoztatás. Ilyenek: a levéltári kalauz, a levéltári útmutató, a levéltárismertetés; az ismertetőleltár, a konspektus, a repertórium, a lajstrom és a mutató, a regeszta és a katalógus, valamint a tematikai segédletek. De előfordul a gyakorlatban, hogy olyan levéltári segédletek is ki41 Ilyenek pl. az Országos Levéltár gyakorlatában az 1526 előtti oklevelek, a térképek és a tervrajzok, Kossuth turini iratai, a minisztertanácsi jegyzőkönyvek stb.
