Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
6. A levéltári segédletkészítés sorrendje
hogy a levéltári segédletkészítés felülről lefele, a magasabb szintről a mélyebb felé haladjon. 40 További kérdés azután az, hogy vajon a levéltári segédletkészítésnek mindvégig ebben a sorrendben, tehát fölülről lefele kell-e haladnia? Nézetem szerint ez nem feltétlen követelmény. Ha a kérdéses levéltári anyagról van már olyan magasszintű segédletünk, amely a biztonságos őrzést és az anyag használóinak tájékoztatását viszonylag kielégítő módon szolgálja, akkor megtehetjük, hogy a következő segédletet a legalacsonyabb, vagy valamely alacsony szinten készítjük el, s csak azután fogunk hozzá valamely középszintű segédlet készítéséhez. Általában azonban nem így járunk el, hanem fokozatosan haladunk a magasabb szintekről a mélyebbek felé. Azt talán felesleges is említenem, hogy a fokozatos haladás a levéltári segédletkészítésnél nem azt jelenti, hogy valamely levéltári anyagról előbb vagy utóbb, de minden szintű segédletet el kell készítenünk. A kérdéses anyag fontossága, valamint egyéb jellegzetességei, elsősorban levéltári rendszere alapján esetről-esetre kell eldönteni, hogy milyen szintű segédletet érdemes hozzá készíteni. Fenti általános észrevételek előrebocsátása után véleményem az, hogy a levéltári segédletek közül először a nyilvántartási segédletet kell elkészíteni, mégpedig az állagok szintjén, tehát mint állagnyilvántartási segédletet, amely természetesen egyben fondnyilvántartási segédlet is. Mtflnt említettem, most arról az ideális esetről van szó, amikor a levéltári anyag teljesen rendezett. Állagszint helyett fondszint választását a nyilvántartási segédlet szintjéül csak abban az esetben látnám indokoltnak, ha a kérdéses levéltári anyag, illetve annak túlnyomó része, állagokig bezárólag még nem lenne rendezett. A nyilvántartási segédlet elkészítését mind a belső, mind "pedig a külső levéltári anyagról a legelső segédletkészítési feladatnak tartom, az előbbit ív- és kartotékformában egyaránt, az utóbbinál elegendő a kartoték, habár nem haszontalan, ha időnkint jegyzék is készül. — Másodszor a levéltári intézmények szintjén tájékoztató levéltári kalauz elkészítését vélem szükségesnek. Azért csak másodszor, mert a nyilvántartási segédlet adatainak ismerete nélkül a levéltári kalauz nem készíthető el. — Harmadszorra a raktári jegyzék és a konspektus elkészítését javasolom, mégpedig a célszerűség szerint vagy külön-külön, vagy összevontan egy közös segédlet keretében. Abban az esetben azonban, ha a kérdéses levéltári anyag, vagy annak jelentős része nem rendezett a legkisebb raktári és tárgyi egységeikig bezárólag, harmadik segédletkészítési feladatnak az alapleltár elkészítését tartom, amit egyébként, teljesen rendezett anyag esetében, csak negyedik feladatiként tűznék ki. Ezúttal is hangsúlyozni kívánom, hogy a raktári jegyzéket és konspektust, mint levéltári segédletet, megkülönböztetem azoktól a jegyzékektől és feljegyzésektől, amelyek a rendezés során készülnek a legkisebb raktári és tárgyi egységekről, amely jegyzékek és feljegyzések ugyan ideiglenesen helyettesíthetik a raktári jegyzéket és konspektust, mint levéltári segédletet, lényegükben azonban nem levéltári segédletek, hanem a rendezés segédeszközei, segéd40 Ezt támasatja alá sok esetben az a körülmény is, hogy a kérdéses levéltári -anyaghoz rendelkezésre állanak az egyes iratok szintjén készült nem levéltári segédletek.
