Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
1) Jegyzék Rátérve az alacsony vagy mély szintű levéltári segédletekre, közülük azokkal foglalkozunk, amelyeknek egységei az egyes iratok. Az egyes iratok szintje a legmélyebb szint, amelyen levéltári segédlet készülhet. Ezzel kapcsolatban néhány szót kell szólnunk az egyes irat fogalmáról. Vannak olyan egyes iratok, amelyek alakilag és tartalmilag egyaránt egy iratot jelentenek. Vannak azután olyan egyes iratok is, — pl. egy másolatokat tara repertóriumnak megfelelő levéltári segédletet. Egységei az ún. őrzési egységek, azaz a legkisebb raktári és egyben tárgyi egységei a levéltáraknak. A leltár egyik faja ezeknek az őrzési egységeknek a borítólapjain készül. Adatai: 1. fondképző neve, fondképző megfelelő szervezeti részlegének neve, 2. őrzési egység iratkezelési száma (azaz jelzete), 3. őrzési egység címe és tárgya, 4. őrzési egység kora, 5. őrzési egység terjedelme lapszámban. A rendezett fondokról azután könyvleltárat készítenek. Ennek adatai: 1. sorszám, 2. ügyviteli szám (azaz irattári jelzet), 3. őrzési egység címe, 4. tárgya és külső sajátságai, 5. kora, 6. terjedelme lapszámban. Egyes leltárakat nyomtatásban is kiadnak, ezeket tudományos leltáraknak nevezik. A tudományos leltárak nem tartalmaznak mindenegyes őrzési egységet, az azonos jellegűeket összevontan tüntetik fel, úgyhogy tulajdonképpen összevont leltári leírások. Az egész leltár, valamint annak •egyes fejezetei élére történelmi-archeográfiai bevezetések kerülnek. Rövidítések jegyzéke és különböző mutatók teszik teljessé az ilyen tudományos leltárakat. L. Mityajev i. m. 148—169. 1. Karnanhova, O. J. cikkének (Isztoricseszkij Arhiv, 1955. 2. 198—202.1.) A Szovjetunió állami levéltárai dokumentumanyagáról készülő leltárak szerkesztésének tapasztalatiról címen megjelent jnagyar fordítását 1. Levéltári Híradó, 1955. 3—4. 292—298. 1. E cikk is kiemeli a fondképző története ismeretének fontosságát. (292— 293. 1.) Említi az ún. annotációkat,' azaz az általános tárgytól eltérő tárgyú iratokra való utalásokat. A leltárakhoz készülő bevezetésekre nézve 1. Avtokratov, V. V. cikkének (Isztoricseszkij Arhiv, 1955. 3. 209—213. 1.) A dokumentumanyagok leltárainak bevezetései címen megjelent magyar fordítását. (Levéltári Híradó, 1956. 1. 139—143. 1.) A leltárakhoz készülő mutatókra nézve 1. Petrovszkaja, I. F. cikkének (Isztoricseszkij Arhiv, 1955. 3. 203—208. 1.) A leltárakhoz készült mutató címen megjelent magyar fordítását. {Levéltári Híradó, 1956. 1. 143—148. 1.) Megállapítja, hogy a mutatóba, amely többféle (tárgyi, személyi, földrajzi, közös) lehet, nem vehető fel minden címszó, amely a leltárban szerepel, szerepelhetnek viszont olyan címszavak is, amelyek abban a formában a leltárban nem fordulnak elő. Megemlíti, hogy a mutatókon kívül különféle táblázatok (szervezettörténeti, genealógiai stb.) is készülnek a leltárakhoz. — A lengyeleknél ugyancsak leltár a repertórium neve, amely először kartoték-, majd könyvformában készül. Adatai: 1. őrzési egység száma, 2. jelzete, 3. címe (amely a tárgyat is ki kell fejezze), 4. kora, 5. terjedelme. L. Wolff, A.: Archivalne karty inwentarzowe. (Archeion, 1948. 151. skk. 11.) Konarski, K.: Podstawowe zasady archiWistyki. (Archeion, 1951. 19. skk. 11.) A lengyel leltárakhoz készülő bevezetésekről fentebb már volt szó. — A csehszlovákok is leltárnak mondják az őrzési egységek szintjén készülő levéltári segédletüket, illetve e segédletük egyik fajtáját, a rövidebbre fogottat, a szintetikus jellegűt. A bővebbre engedettnek, az analitikus jellegűnek pedig katalógus a neve. Adataik e műfajoknak általában azonosak a lengyel leltári adatokkal. Bevezetés készül mind a leltárhoz, mind a katalógushoz, nemkülönben többféle mutató. Bővebben 1. az Archivni Casopis id. cikkének magyar fordításában. (A levéltári módszertan kérdései. Levéltári Híradó, 1955. 1—2. 156. skk. 11.) — Sashegyi Oszkár a külföldi levéltári leltáraknak (azaz elsősorban a repertóriumoknak) két típusát különbözteti meg: az analitikusát és az áttekintőt. Az előbbinek egységei a legkisebb raktári egységek, az utóbbinak pedig kisebb-nagyobb tárgyi egységek. (Külföldi levéltárak leltárai. Levéltári Közlemények, 1956. 229. 1.) Ezt a megkülönböztetést nem látom indokoltnak. — A Levéltárak Országos Központjának repertóriumkészítési utasításáról fentebb már volt szó. — A családi levéltárak repertóriumáról L Bakács István cikkét: A családi levéltárakhoz készülő segédlet problematikája. (Levéltári Híradó, 1956. 2—3. 7—14. 1.) Több hasznos észrevételt tartalmazó tanulmány, de nem vet fel minden lényeges kérdést. — Az osztrákok az egyes iratokról készített lajstromokat, regesztaköteteket nevezik repertóriumoknak.
