Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

tatólagos sorszámokat kaptak. Az olyan fondok, amelyek nem tagolódnak állagokra, maguk kaptak sorszámokat, mintha állagok lennének. Az állagokra tagolódó fondok maguk nincsenek sorszámozva, hasonlóképpen nincsenek a fondoknál nagyobb levéltári egységek, a levéltárak. A szekció betűjele és az állagsorszám az illető állag (illetve állagokra nem tagolódó fond) raktári jelzete, ún. törzsszáma. (Pl. A. I.)

25 A második szám a legkisebb raktári egységeknek az állagokon belüli sorszáma. Minden állagon belül a legkisebb raktári egységek 1-gyel kezdődően folytatólagos sorszámokat kaptak, mégpedig csomók, kötetek, dobozok, tékák stb. egyforma módon, ellentétben,a korábbi gyakorlattal, amely külön sorszámozta a csomókat és külön a köteteket. Az állag (illetve állagokra nem tagolódó fond) törzsszáma és a legkisebb raktári egység állagon belüli sorszáma az illető legkisebb raktári egységnek a raktári jelzete, amit ugyancsak törzsszámnak mondhatunk. (Pl. A. 1/100.) Azonossági számnak is tekinthetjük, mert az Országos Levéltáron belül minden legkisebb raktári egységnek olyan raktári jelzete (száma) van, amilyet rajta kívül más nem visel.

26 A raktári jegyzékben az állag törzsszámát csak az állag címénél vagy jelzeténél kell megadni, a legkisebb raktári egységeknél elegendő az állagon belüli sorszámoknak a feltüntetése. A legkisebb raktári egységek levéltári jelzete azonos a bennük foglalt levéltári anyag levéltári jelzetével. Ha a kérdéses raktári egységben csak egy darab irat van, akkor levéltári jelzete azonos az illető irat levéltári jelzetével. Ha több irat van benne, akkor kétféle eset lehetséges. Az egyik az, amikor ezeknek az iratoknak megadható a közös levéltári jelzete oly módon, hogy az csak rájuk vonatkozik, — ilyenkor ez a levéltári jelzete a raktári egységnek. Ha pl. a Ladula A. jelzetű egész levéltári egység, amelyen belül 50 darab numerusokkal jelölt irat (N° 1—50.) van, mind egy csomóban található, akkor ennek a csomónak levéltári jelzete: Ladula A. A másik eset az, amikor a kérdéses raktári egységben lévő iratoknak a közös levéltári jelzete nem adható meg úgy, hogy az csak rájuk vonatkozik, — ilyenkor a benne lévő első és utolsó iratnak a levéltári jelzete együtt adja a raktári egység levéltári jelzetét: Ha fenti példa esetén az 50 darab iratból csak 25 van egy csomóban, a másik 25 egy másikban, akkor az egyik csomó levéltári jelzete: Ladula A. N° 1—25., a másiké: Ladula A. N° 26—50. Fenti példa egyben mutatja azt is, hogy a raktári egységek levéltári jelzeteként nem mindig szükséges megadni a bennük foglalt levéltári anyag teljes mélységű levéltári jelzetét. Az első esetben a numerusok feltüntetése felesleges, a másodikban viszont szükséges. Fenti példánál maradva, ha az 50 darab irat közül néhány hiányzik, ennek a hiánynak a raktári jegyzékből nem kell kitűnnie, ez a műfaj szintetikus jellegéből következik. Ha pl. az egyik csomóban lévő első 25 darab közül 3 hiányzik, a csomó levéltárd jelzete ettől függetlenül Ladula A. N° 25 Az állagokra tagolódó fondok és a levéltárak raktári jelzete (törzsszáma) a szekció betűjele és az illető fondhoz vagy levéltárhoz tartozó állagok sorszámai. (Pl. A. 1—10.) 20 Arról, hogy ez a raktári számozás milyen további előnyökkel jár, hogy pl. mennyiben teszi alkalmassá ,a sokkal egyszerűbb raktári jelzetet a hosszú levéltári jelzet helyettesítésére,' ez alkalommal nem kívánok szólani. 5* 67