Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

séges is. Ezek azok a fondok, amelyek igen nagy terjedelműek, igen sok állagot tartalmaznak. Ilyenek a feudáliskori központi kormányhatóságoknak, a polgárikori és a népidemokratikus minisztériumoknak a fondjai, hogy csak a legjellegzetesebb példákat említsük. Ezekről a fondokról célszerűtlen fondszinten készíteni az említett levéltári segédleteket, hiszen állagaik nemcsak terjedelmükben múlnak felül számos fondot, hanem sok más tekintetben sem igen különböznek az önálló fondóktól. És ha már a fondok jelentős részéről állagszinten célszerűbb elkészíteni a nevezett levéltári segédleteket, kézenfekvő a megoldás, hogy a kérdéses nagy fondokat őrző levéltári intézményen belül, ahol ezek a nagy fondok jelentik a levéltári anyag túlnyomó többségét, e segédletek az egész levéltári anyagról egységesen fondszint helyett, annak mellőzésével, állagszinten készüljenek. Erre az álláspontra helyezkedett pl. a Magyar Országos Levéltár, ahol ezideig fondszintű levéltári segédletek nem készültek, a fondszint helyett mindig az állagszint szerepelt, mint a magasszintű levéltárisegédletek általános szintje. Abban az esetben, ha a fentiekben tárgyalt levéltári segédletek fondszint helyett állagszihten készülnek, ez lényegében mit sem változtat rajtuk, egyeseknek még a nevük sem változik, másoknak csak ^az elnevezésük módosul. A fondnyilvántartási segédletnek, ha állagszinten készül, állagnyilvántartási segédlet (állagjegyzék, állagkartoték) a neve. A levéltári tervezési statisztikai kimutatásnak a neve is változatlan marad, ha állagszintű lesz. Ügyszintén megtartja nevét a levéltár ismertetés, amennyiben állagszinten készül. Vele kapcsolatban már kifejtettük, hogy fondszint esetében is a legtöbbször kénytelen lejjebb menni az állagok, sőt a sorozatok szintjére. Ha szintjéül az állagszintet választjuk, ez csak annyi eltérést jelent, hogy minden esetben le kell mennie az állagok szintjére, nempedig csak akkor, amikor ezt a célszerűség kívánja. Ezzel kapcsolatban azonban tisztázni kell egy olyan kérdést, amely közös problémája valamennyi levéltári segédletnek. Ez a kérdés a fondszintnél alacsonyabb szintű levéltári segédleteknél merül fel, abban a formában, hogy vajon szükséges-e a levéltári segédlettől várt minden adatot a segédlet szintjén megadni, nem lehet-e egyes adatokat a segédlet szintjénél magasabb szinten közölni? Ha pl. egy fondnak tíz állaga van, s valamennyinek azonos a kora és a levéltári rendszere, akkor szükséges-e ezeket az adatokat egy állagszintű levéltári segédletben mind a tíz állagnál feltüntetni, nem elég-e, ha csak a fondnál, tehát magasabb szinten szerepelnek? Véleményem szerint elég, az ismétlés felesleges. De csak akkor, ha a kérdéses levéltári segédlet ívformában készül, s így könnyű áttekinthetősége biztosítva van. Ha ellenben kartotékformájú a szóbanforgó levéltári segédlet, akkor az ismétlődő adatokat mindenegyes kartotéklapon, azaz mindegyik állagnál külön-külön is fel kell tüntetni. Minthogy a levéltárismertetés nem kartoték-, hanem ívformájú levéltári segédlet, a fondszinten közösen megadható azonos adatokat nem kell az állagoknál külön4tulön közölnie. Ugyanez érvényes az állagok és a sorozatok viszonylatában, egy állagon belüli sorozatok azonos adatait nem szük-