Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
őrzés és a tervezés szempontjából különösebb jelentősége nincs, meri etekintetben nem sokkal nyújt többet, mint a fondnyilvántartási segédletek és a levéltári kimutatások. A levéltári útmutató szintetikus jellegű levéltári segédlet, adatai 'összefoglaló megihatárO'Zást, nem pedig részletes elemzést adnak. Ezek az adatok a következők: 1. a fond címe vagy jelzete, 2. a fond kora, 3. a fond tárgya, 4. a fond terjedelme, 5. a fond levéltári tagolódása, 6. a fond levéltári rendszere, 7. a fond rendezettsége, 8. a fond seiejtezettséige, 9. a fond segédletekkel -való ellátottsága, 10. a fondiban való kutatás módja, 11. a fond közzétettsége, 12, a fondra vonatkozó irodalom. A fond címét vagy jelzetét, korát és terjedelmét a levéltári útmutatónak úgy kell megadnia, amint ezeket az adatokat a fondnyilvántartási segédletek tartalmazzák. Egyetlen eltérés az, hogy a regisztratúrajellegű fondok korának meghatározásánál nem csupán lehetőleg, hanem szükségszerűleg fel kell tüntesse, ha a fondban a fondképző működési idejénél korábbi vagy későbbi levéltári anyag is van. A fond tárgya a levéltári útmutatónak a leglényegesebb adata. Regisztratúra jellegű fondok tárgyát legcélszerűbben és legegyszerűbben a fondképző történetének a segítségével határozhatjuk meg, olymódon, hogy röviden összefoglaljuk annak legfontosabb adatait. Az összefoglalás keretében foglalkoznunk kell a fondképző szervezetével, hatáskörével, illeté-V késségével, esetleg ügymenetével is, megalakulásától kezdve megszűntéig nyomon kísérve a fond tárgya szempontjából jelentős változásokat. 18 Hangsúlyoznunk kell, hogy a levéltári útmutatónak nem célja, hogy a fondi képzők történetét ismertesse. Célja az, hogy a fondok tárgyát határozza meg. A föndképzők történetének ismertetése csak eszköz a fondok tárgyának meghatározásálhoz, mint említettük, a legcélszerűbb és legegyszerűbb eszköz. Ezt sohasem szabad szem elől tévesztenünk, amikor >a föndképzők történetét a levéltári útmutatóban összefoglaljuk. A föndképzők történe18 Nem feladatom e tanulmány keretében behatóan foglalkozni azzal a kérdéssel, hogy valamely fondképző történetének tisztázásánál az említett 4 kérdéscsoportont — szervezet, hatáskör, illetékesség, ügymenet — belül milyen egyes kérdések merülnek fel. Csak röviden utalok rá, hogy a szervezeti kérdéscsoportba pl. abban az esetben, ha a fondképző valamely szerv volt, a következő egyes kérdések tartoznak:, a fondképző szerv megszervezésének időpontja, elődéhez vagy elődeihez való kapcsolata, a vele kapcsolatban állott egyéb — alá-, fölé- és mellérendelt — szervekhez való viszonya, tagolódása további szervezeti egységekre, ezeknek egymáshoz való viszonya, megszűnésének időpontja, utódához vagy utódaihoz való kapcsolata stb. — A nemzetközi levéltártani irodalom nyomatékosan hangsúlyozza a föndképzők története tisztázásának fontosságát mindenfajta levéltári munka — így a segédletkészítés — szempontjából. „A fond anyagában semmilyen munkafajtát... sem lehet jól elvégezni a fondképző történetének előzetes tanulmányozása nélkül" — olvashatjuk Varsavszkij, L. és Gyerbina, V.: A föndképzők történetének és a levéltári fondok feldolgozására vonatkozó munkainstrukcióknak összeállítása c. cikkében. (Magyar fordítás az Archivnoje Gyelo 52. számából, 58—69. 1. Levéltári Híradó, 1956. 2—3. 164—171. 1.) E szerzők szerint a föndképzők történetének 3 fő faja van: 1. teljes, 2. összevont, 3. rövid történelmi Összefoglalás. Ezeknek mindegyike lehet: a) egyéni jellegű, b) komplex jellegű, c) tipikus jellegű. „Annak a.kérdésnek eldöntését, hogy égy adott konkrét fondképző esetén a hivataltörténet mely fajtáját válasszuk, teljes mértékben az illető fondképző szerepétől és jelentőségétől kell függővé tenni" — írják.
