Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
A .biztonságira vonatkozó adatnak a külső levéltári anyagról készülő fondnyilvántartási segédletben éppen ezért nem annyira a tárolás eszközeiről és módjairól kell tájékoztatnia, hanem inkább arról, hogy mi az, ami a levéltári anyagot — és milyen mértékben — pusztulással fenyegeti, aminek megszüntetése érdekében a levéltáraknak cselekedniök, esetleg az azonnali beszállítás mellett dönteniök kell. A selejtezettségre vonatkozó adatnak azért kell a külső levéltári anyagról készülő fondnyilvántartási segédletben szerepelnie, mert a levéltáraknak egyik fontos feladata a külső levéltári anyag selejtezésének az ellenőrzése. Ahhoz, hogy ezt a munkájukat tervszerűen végezhessék, tudniok kell, hogy hol, mikor, milyen jellegű és mennyiségű anyagban várható selejtezés, amelynek ellenőrzésében — esetleg előkészítésében is — részt kell venniök. A beszállítás megtervezésénél szintén ismerniök kell a selejtezettséget, hiszen elvben csak selejtezésen átment anyagot vesznek át. A selejtezettségre vonatkozó adatnak azt kell feltüntetnie, hogy a fondot, vagy annak valamely részét selejtezték-e már, mennyi a már selejtezett és a még selejtezésre váró anyag terjedelme. Rendszer tekintetében a külső levéltári anyag egyes vonatkozásokban ugyancsak más követelményeket támaszt a fondnyilvántartási segédlettel szemben, mint a belső. Minthogy levéltáron kívül, különböző irattárakban lévő fondókról készül, nem lehet alapja a tényleges levéltári rendszer, ami nincsen. Legfeljebb egy-egy irattáron belül veheti alapul az illető irattár tényleges levéltári rendszerét. Az ideális levéltári rendszer sem lehet alapja, mert ez is csak a levéltárba kerülés után, a már levéltárban lévő fondok figyelembevételével alakítható ki, illetve értelmetlen lenne a külső fondoknak kialakítani olyan ideális levéltári rendszerét, amelyből a belső fondok hiányzanak. A külső levéltári anyagról készülő fondnyilvántartási segédlet legcélszerűbb rejidszeréül a szervettörténeti rendszer kínálkozik, amely leginkább megfelel a fondok levéltárba kerülésük utáni ideális — és lehetőleg tényleges — levéltári rendszerének. Ajánlatos a külső fondok nyilvántartási segédletéhez betűrendes mutatót készíteni, a fondok címének betűrendjében, amely azt mutatja, hogy a kérdéses fond a szervezettörténeti — vagy egyéb —rendszer szerinti nyilvántartási segédletben hol szerepel. Egyéb adatokat ettől a mutatótól — amely egyébként nemcsak a külső, hanem a belső levéltári anyag fondnyilvántartási segédleténél is hasznos — nem várunk. Erre a mutatóra csak abban az esetiben nincsen szükség, ha a fondnyilvántartási segédletnek a rendszere betűrendes, illetve ha a fondnyilvántartási kartoték egyik sorozata a betűrendre épül. Kivitel tekintetében a külső levéltári anyag fondnyilvántartási segédleténél nem az ív-, hanem a kartotékforma a megfelelő, minthogy állandóan változó levéltári anyagnak hasonló jellegű segédletét ívformába foglalni nem sok értelme lenne. Az ívf ormát — akkor is csak a kartotékforma mellett, nempedig helyette — csak az a körülmény tenné nemcsak ajánlatossá, hanem — miként a belső levéltári anyagnál — szükségessé is, ha a külső fondóknak is törzsszámot adnánk. Ez azonban nem szokásos, mert gyakorlati jelentősége — a külső anyag szétszórtsága és változékonysága miatt — alig lenne.
