Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

5. A levéltári segédletek fajai

szekcióknak nevezhetünk. A fondókat azután minden egyes ilyen osztályon vagy szekción belül külön-külön sorszámozzuk folyamatosan. Az osztályokat vagy szekciókat valamilyen jellel, pl. az abc nagybetűivel, jelöljük meg. Ebben az esetben a fond törzsszáma két részből tevődik össze, az egyik az abc valamelyik nagy betűje, a másik egy szám. Az előbbi eljárás kisebb és egyöntetűbb, az utóbbi nagyobb és különbözőbb levéltári anyag esetében ajánlatos. A fondok ez utóbbi sorszámozása hatással van a fondnyilvántartási jegyzék szerkezetére is. Ebben az esetben ugyanis a fondnyilvántartási jegyzék is annyi részre tagolódik, ahány osztályát vagy szekcióját különböztettük meg a levéltári anyagnak. Ezeket a részeket tulajdonképpen külön-külön fondnyilvántartási jegyzékeknek is tekinthetjük. Az új fondot annak az osztálynak vagy szekciónak a fondnyilvántartási jegyzékébe, e jegyzék végére vesszük fel. amelybe az új fondot besoroljuk. A fondok törzsszáma szerves része a fondok levéltárbeli, mégpedig mind a levéltári, mind a raktári jelzetének. Levéltárbeli jelzetként a fondok egyszerűbb, rövidebb meghatározására alkalmas, mint a teljes cím, amit egyes esetekben helyettesíthet. Ez a jellege és szerepe azonban egyben nemcsak azt a követelményt támasztja, hogy a törzsszám ne változzék, hanem azt is,- hogy a törzsszámot, amelyet valamely fond valamely levéltári intézményben kapott, más fond ne kaphassa, még abban az esetben sem, ha a kérdéses fond az illető levéltári intézményben megszűnt, (más levéltári intézménybe került, vagy ugyanabban a levéltári intézményben más fondokba osztották szét, kiselejtezték stb.) vagyis törzsszáma vagy azonossági száma szabaddá, üressé vált. Ilyen esetben inkább szerepeljen a fondnyilvántartási jegyzékben egy olyan fond, amely már nincs, mintsem valamely megszűnt fond törzsszámát egy új fond viselje.

14 A fondnyilvántartási kartoték fondnyilvánitartó lapokból áll. Mindenegyes fond fent említett adatai külön-külön nyilvántartó lapon szerepelnek. A kartoték rendszere — a nyilvántartó lapok egymásutánja ;

— azonos lehet a levéltári anyag tényleges rendszerével. Amennyiben fondnyilvántartási jegyzék nem készül, kívánatos is, hogy a kartotéknak egy sorozata a levéltári anyag tényleges rendszerét kövesse. De még abban az esetben is, amikor fondnyilvántartási jegyzék van, hasznos, ha a nyilvántartó lapoknak egy sorozata rendszerében a levéltári anyag tényleges rendszerének felel meg. A kartotékforma előnyei az. ívformával szemben azonban olyan rendszernél jelentkeznek, amely eltér a levéltári anyag tényleges rendszerétőL Ezért a fondnyilvántartási kartoték rendszeréül általában ilyen rendszert szokásos választani. Elősorban az a kívánatos, hogy — amennyiben a levéltári anyag tényleges rendszere eltér az ideális rendszertől — a kartoték rendszere az ideális rendszer légyen. Készüljön tehát a fondnyilvántartó 14 A szovjet levéltárakban a fondókat minden levéltári intézményen belül folytatólagosan számozzák le. Ez a szám az ún. fondszám. Fondonként sorszámozzák a fond leltárait. Leltáronként sorszámozzák az őrzési egységeket. Fondszám -f- leltár száma -(- őrzési egység száma az ún. levéltári szám, a mi terminológiánk szerint az őrzési egység raktári jelzete. L. Mityajev i. m. 147. 1.