Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)
5. A levéltári segédletek fajai
is szükség. A kor és a tagolódás rendszerint ugyancsak megállapítható a levéltártörténet segítségül hívása nélkül, ami azonban jobban megvilágíthatja, érthetőbbé teheti ezeket az adatokat. A levéltártörténet segítségére elsősorban a tárgy meghatározásánál van szükség. A levéltári intézmény létesülésének időpontja, rendeltetésének és abból következőleg gyűjtőkörének és szervezetének alakulása, egybeolvadása más levéltári intézményekkel, vagy új levéltári intézményeknek belőle történt kiválása, elemi csapások következtében szenvedett károk, jelentősebb levéltári munkák (rendezések, selejtezések) következményei stb. azok az adatai a levéltártörténetnek, amelyek alkalmasak arra, hogy az illető levéltári intézmény őrizetében lévő egész levéltári anyag tárgyáról tájékoztassanak, anélkül, hogy a levéltári kalauz külön-külön is foglalkoznék a levéltár egyes részeivel. Ezeket a részeket, mégpedig csak az illető levéltáron belüli legnagyobb levéltári egységeket, csupán felsorolja, ezzel adva meg a tagolódást, egyenkénti tárgyalásukba azonban nem bocsátkozik. A fentiekben felsorolt adatok — cím, kor, tárgy, terjedelem, tagolódás — azok, amelyeket általában várunk a levéltári kalauztól. De — mint már említettem — nem minden levéltári kalauznak kell feltétlenül tartalmaznia ezeket az adatokat, nyújthat ezeknél kevesebbet, vagy többet is. Egy nemzetközi levéltári kalauz megelégedhetik a címmel, kor helyett a levéltári intézmény létesülésének időpontjával, tárgy helyett a levéltári intézmény alapjellegének meghatározásával, a terjedelem és a tagolódás feltüntetéséről pedig lemondhat. Egyetlen levéltári intézményről készülő levéltári kalauz ezzel szemben a fenti adatokon túlmenőleg tájékoztathat még a levéltári anyag kutathatóságáról, a reá vonatkozó irodalomról, továbbá — noha ez az adat elsődlegesen nem tájékoztatási, hanem őrzési jellegű — biztonságával kapcsolatban arról, hogy hol és milyen módon van elhelyezve. Ami az adatok szélességét illeti, minél kevesebb levéltári intézményről tájékoztat a levéltári kalauz, annál bővebbre szabottak lehetnek adatai, s megfordítva, minél több levéltári intézményt ölel fel, annál szűkebbre kell adatait szabnia, de •— mint már említettem — adatai mindenképpen szintetikus jellegűek. Ami a levéltári kalauz formai kérdéseit: rendszerét és kivitelét illeti, e tekintetben is különbséget kell tenni aszerint, hogy hány levéltári intézményről tájékoztat. Ha csupán egy levéltárról szól, akkor a rendszer kérdése nem jelent problémát, kivitel tekintetében pedig az ívf orma a kézenfekvő. Ha több levéltár szerepel a levéltári kalauzban, akkor ezek rendszerezésénél elsősorban két rendszer vehető alapul: a területi és a szervezettörténeti. Nemzetközi levéltári kalauznál először országonként célszerű rendszerezni a levéltárakat, az egyes országokon belül pedig szervezettörténeti alapon. A szervezettörténeti rendszer levéltárak esetében azt jelentig hogy az azonos, típusú levéltárakat (pl. állami és magán, vagy központi és területi stb.) közös csoportokba kell összevonni. Egy ország levéltárairól szóló levéltári kalauz esetében, ha az illető ország levéltári szervezete elsősorban területileg tagolódik (pl. Ausztria, Jugoszlávia), akkor a levéltári kalauz logikus rendszere is elsősorban területi és csak azon belül szervezettörténeti, ha pedig az illető ország levéltári szervezete elsősorban levél*
