Ember Győző: A levéltári segédletek (Magyar Országos Levéltár kiadványai, IV. Levéltártan és történeti forrástudományok 1. Budapest, 1958)

3. A levéltári segédletek formai kérdései

a) Rendszerük A levéltári segédletbeli adatok rendszerbe foglalásának egyik módja az, amely szerint az adatok rendszere azonos a szóbanforgó levéltári anyag rendszerével. Az adatok abban a rendben következnek egymás után, amilyenben a levéltári anyag egyes részei, amelyekre vonatkoznak, követik egymást'. A levéltári anyag rendszere, egyes részeinek egymásutánja, a valóságban nem mindig felel meg annak a rendszernek, az egyes részek ama sorrendjének, ami ideálisnak tekinthető, ami elméletben kialakítható, gyakorlati kialakítására azonban még nem került sor. A levéltári segédletek adatai, amikor rendszerük a levéltári anyag rendszerére épül, rendszerükben követhetik a levéltári anyagnak mind a tényleges, mind pedig az ideális rendszerét, természetesen egy adott segédlet esetében vagy az egyiket, vagy pedig a másikat, aszerint, hogy a kérdéses segédlet rendeltetésének melyik felel meg inkább. Ha a segédlet elsődleges rendeltetése az őrzés biztonságának szolgálata, célszerűbb, ha adatainak rendszere a levéltári anyag tényleges rendszerével egyezik. Ha viszont a segédlet elsődleges rendeltetése a tájékoztatás szolgálata, célját inkább eléri, ha adatainak rendszerében a levéltári anyag ideális rendszeréhez igazodik. Nem feltétlen követelmény azonban, hogy az elsődlegesen a biztonságos őrzést szolgálni hivatott levéltári segédletek adatainak rendszere a levéltári anyag tényleges rendszerének feleljen meg, mint ahogyan az elsődlegesen a tájékoztatást szolgáló segédletek adatainak rendszere is igazodhatik a levéltári anyag tényleges rendszeréhez. A levéltári segédiletibeli adatok rendszerbe foglalásának másik módja az, amely szerint az adatok rendszere nem a kérdéses levéltári anyag rendszerét követi, hanem attól eltér. Többféle ilyen rendszer van. Itt csak néhányat említünk, azokat, amelyek a gyakorlatban leginkább szerepelnek. Ezek a betűrendes, a tárgyi, a területi, a szervezettörténeti és az időrendi rendszerek. E rendszerek szerint általában a levéltári segédletek meghatározott fajtájú, az illető rendszerbeli csoportosításra leginkább alkalmas, adatait szoktuk csoportosítani, de csoportosíthatjuk a többi adatot is, rendszerint az előbb említettekhez kapcsoltan. A betűrendes rendszerbe elsősorban a levéltári anyag címére és tárgyára vagy tartalmára vonatkozó adatokat szoktunk csoportosítani. A csoportosítás módja ennél a rendszernél az, hogy a levéltári segédletbeli adatokat cím- vagy vezérszavakhoz kapcsoljuk, ezek betűrendjében csoportosítjuk. A cím- vagy vezérszavakat kétféleképpen állapítjuk meg. Vagy magukból a levéltári segédleteknek az — elsősorban a levéltári anyag címére és tárgyára vonatkozó — adataiból emeljük ki, vagy pedig máshonnan vesszük őket. Az előbbieket természetes, az utóbbiakat mesterséges cím- vagy vezérszavaknak nevezhetjük. Természetes cím- vagy vezérszavak pl.: jobbágyösszeírás, iégelőelkülönítés, mesterségesek pl.: parasztság differenciálódása, eredeti tőkefelhalmozás. Az előbbieket magukból a levéltári segédletbeli adatokból emeltük ki, az utóbbiakat a történetírás terminológiájából vettük. A betűrendes rendszernél általában inkább természetes, mint mesterséges cím- vagy vezérszavakhoz kapcsoltan szoktuk csoportosítani a levéltári segédletek adatait. A cím- vagy vezérszavak betűrendje lehet szoros vagy laza. A szoros betűrend a teljes cím- vagy vezér-