F. Kiss Erzsébet: Az 1848–1849-es magyar minisztériumok (Magyar Országos Levéltár kiadványai, III. Hatóság- és hivataltörténet 7. Budapest, 1987)
VIII. Belügyminisztérium
Enélkül is naprakész állapotban kellett tartani az ügyeket. Ülés elmaradtával az előadók az osztályigazgatóval, ők az államtitkárral vagy Szemerével egyénenként tanácskozhattak. Minden osztálybeli ügynek az osztályigazgató tudtával kellett elintéződnie, máskülönben az felelősséget nem vállalhatott a vezetésért. A miniszter elvárta, hogy a segédhivatalokon kívül az osztályok is ügyeljenek a szabályos ügyvitelre. Vezessenek ügyeikről „kézi jegyzőkönyvet" az evidencia megtartása végett, s egymással is egyeztessék az osztályok az ügyeket, ha ez szükséges — áll az utasításban. A tényleges gyakorlatban közös tanácskozások a miniszter részvételével egyre kevésbé tartathattak, sőt az osztályiktatókönyv körül sem volt minden rendben, ha ezt értette Szemere a „kézi jegyzőkönyv" megjelölés alatt. A közös tanácskozásokról egy május 17-i, a rendőri és a közigazgatási osztályokhoz intézett utasítás szerint Szemere május közepén kénytelen volt teljesen lemondani. Az irodából az iktatott iratokat számkönyvvel küldték át az osztályokhoz, ahol nem mindenütt vezették be ezeket osztályiktatókönyvbe, mivel ilyet nem mindenütt rendszeresítettek. Eszerint 1849-ben, az új minisztérium szervezésekor kívánalomként szerepelt, hogy egy-egy fogalmazó vagy segéd kötelessége legyen ennek vezetése, megtartva az iktatókönyvek szokásos rovatait. A közigazgatási osztály iratain például szerepelnek ugyan osztályiktatószámok, de nem rendszeresen és inkább csak 1849-ben. Iktatókönyvek és más segédkönyvek itt nem maradtak fenn. Nem volt osztályiktatás, hanem az 1848. májusi időszakhoz hasonlóan egy közös sorozatban iktatták a belügyi iratokat Debrecenben és Szegeden. Ezt a megcsappant ügykör indokolta. A fenti, május 9-i utasítás nem merült bele az ügyvitel technikai részleteibe, ami sok hiba forrása lett. A jobbára kormányszéki múlttal rendelkező alsó tisztviselők korábbi tapasztalataikra támaszkodva próbálták gördülékenyebbé tenni a napi munkát. Általában a beadvány rövid tartalmát egy üres (előadói) ívre baloldalra vezették fel, így került az ügy az osztályigazgató tanácsos vagy az előadó tanácsos elé; ezért kellett, hogy az osztályiktatókönyv vezetője legalábbis fogalmazó legyen. A beadványokat sok esetben sommásan, hátirati elintézéssel küldték vissza a félhez vagy más hivatali szervhez; ennek az volt a hátránya, hogy az elintézésnek nem maradt nyoma. A tanácsosnak a jobb hasábon néhány szóval kellett jeleznie (Schlagwort) az elintézés lényegét, amit a fogalmazó, titkár öntött formába. Az előzetes eligazításnál gyakoribb volt az utólagos javítás a kiadmányozás idején. Az előadói ív bal felső sarkában a beadvány száma és kelte szerepelt, a tárgyi kivonat alatt a kiadmányozás, expediálás adatai. Itt található a mellékletek adata, míg az előiratok száma a jobb külső hasábon. A tisztázás az irodában (kiadói hivatal) történt. 170 A belügyminisztériumi ügyvitel hiányosságaival kapcsolatban egy lelkiismeretes hivatalnok, Gondol Dániel így „nyilatkozott" javító szándékkal 1849-ben: 170 A máj. 9-i ügyviteli utasítás: 1848/49-i Mm, Vegyes Bm, 1848:793. b. sz. (Eszerint a belügyi általános iratok között lenne a helye.)
