Szűcs Jenő: A szepesi kamarai levéltár 1567–1813 (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 7. Budapest, 1990)

IRATOK

stb.), restantiaria (sa adminisztráció pénzbeli követelései, hátralékos tisztviselők ügyei, be nem folyt jövedelmek, magánosok tartozásai); census et restantiae (szabad királyi városok cenzusügyei, hátralékok); pensionalia (elaggott kamarai tisztviselők nyugdíjügyei); elemosynaria (az „alamizsna-alapbor* szegényeknek adott segélyek, kérvények elbírálása). " Az ügyintézés egyes fázisai az iratoknak az irattárban való végleges elhelyezéséig az alábbiak voltak: 1. A beérkező iratokat (exhibita: felsőbb rendeletek, alsóbb tisztviselők jelentései, egyéb személyek vagy testületek beadványai) az elnök vagy helyettese bontotta fel, az irat hátlapjára felül rávezetve a beérkezés dátumát, a praesentatumot. 2. Az irat ezután a tanácsjegyzőhöz (protocollista) került, aki „Relata" cím alatt az irat tartalmi kivonatát (udvari kamarai dekrétum esetén teljes szövegét), keltét és a praesentatumot rávezette a megfelelő departamentum ülésjegyzőkönyvének (protocollum sessionale) bal hasábjára. Mind a 20 ügykörnek külön ülésjegyzőkönyve volt (később a kisebb departamentumokét összevonva egy kötetbe kötötték). Az ülésjegyzőkönyvre a protocollista feljegyezte még (a bal hasábon felül) az ülés számát, amelyen az ügy sorra kerül, továbbá (a jobb hasábon felül) a departamentum nevét („in re tricesimali", „in re civitatensi" stb.) és a referens tanácsos nevét. Ha ugyanazon ügykörben egy ülésen több ügy került tárgyalásra, az ügyek ülésen belül eggyel kezdődő (tanácsülési) sorszámot kaptak (ami nem tévesztendő össze a később az irattárban nyert irattári számmal). Központi iktatás tehát ekkor még nem volt: az ügyeket egyenesen az illetékes referencia ülésjegyzőkönyvébe vezették be. A tanácsjegyzőnek ebben a munkában egy írnok (cancellista) segédkezett. 3. A protocollumba bevezetett iratokat az illető referens tanácsosok naponta kapták meg, hogy a következő tanácsülésig referálásra előkészítsék az ügyet. Az elintézéstervezetet külön íven (rendszerint hosszúkás, kettévágott negyedíven), saját kezűleg aláírva készítették el (yotum, votum-ív). 4. Az ügyek ezután tanácsülés elé kerültek. A tanácsülések számára az elnök rendszerint hetenként két napot jelölt ki, de kivételesen több napon is tartottak ülést. A tanácsülésen szavazati jog nélkül részt vettek a titkárok (számuk 3-4), a tanácsjegyző, a számvevő vagy helyettese és a titkárok segédei, a fogalmazók. A referensek a referenciák fontossági sorrendjében egy-egy referencián belül az iratok beérkezési sorrendjében, tehát abban a sorrendben, ahogy a protocollumok tartalmazták azokat, ismertették a két tanácsülés közt előkészített ügyeket. Minden ügyben szavazás következett, végül az elnök a szavazatok többsége szerint foglalta össze a döntést. Ha a tanács határozata eltért a referens írásban beterjesztett votumától, a referens köteles volt azt megváltoztatni. (Egészen eltérő vélemények esetén a különvéleményeket is feljegyezték.)