Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)

MÁSODIK RÉSZ Erdélyi Országos Kormányhatósági Levéltárak (F szekció)

közt egyszerű hivatali levelezés folyt az ügyben (a Gubernium Judiciale tájékoztatást kért és kapott alsóbb hatóságoktól, illetékes bírósághoz utasított olyan folyamodót, akinek pere a fennálló törvények és rendeletek értelmében nem a Gubernium előtt kell hogy induljon stb.), az ügyirat Összetétele azonos a többi hatóságoknál szokásossal. Ha azonban per megítéléséről van szó, az említett részek mellé csatlakozik még a história processus is; ez az az extractus, amelynek készítése módját az 1783. július 16-i rescriptum írja elő. Hasonlóan megtaláljuk az iratokban a kihirdetett ítéletek fogalmazványát is. Azokban az években, amelyekben az előadóívekből ülés jegyzőkönyvek, ill. phylerae referadales kötetek készültek, az előadóívek hiányzanak az ügyiratokból. A terjedelmesebb mellékletek pedig külön állagot alkotnak. Az állag egysége az egyes ügyirat. Az anyagot 1786tól, a külön iratkezelés bevezetésétől kezdődően 1817 végéig tárgyi tagozódásnak megfelelő rendszerben helyezték el: fasciculusokra tagolták, s ezeken belül registraturán nyert numerusok szerint helyezték el az anyagot. 1818-ban ezt a rendszert megszüntették, s az anyagot egyszerű iktatószámos rendben kezelték. Az 1786—1817-i anyagot is így rendezték át. A korábbi rend emlékét csak az iratokon szereplő jelzetek és a segédkönyvek őrzik. Segédkönyvül iktató- és mutatókönyvek szolgálnak az állaghoz. Az iktatókönyveknek két típusát különböztetjük meg. Az első a külön ügyintézés megindulásától 1815 elejéig volt használatos. Ez az iktatószámot, az iratnak a hatósághoz érkezése napját, az ügy előadójának nevét és számát (ti. hogy az évben hányadik neki kiosztott ügy volt a szóban forgó) adja meg. Az előadónál további, ma már értelmét vesztett adat volt a ternionis pagina. Ezt a tárgykivonat követte; ez a küldő személy vagy hatóság megjelöléséből, per felterjesztése esetén a peres felek nevének és a per tárgyának jelzéséből állt, egyébként pedig a szokásos rövid kivonatot jelentette. Az ügyben hozott határozatnak előbb keltét tüntették fel, s azután azt, hogy az ügyben hová küldtek elintézést. Ha közvetlenül a fél nyert döntést, az elintézés rovatba a „resolutio" szó került. A félretett, irattárba helyezett stb. iratoknál ezt jelezték az iktatókönyvben. A további rovatok: a kiadóba, majd a taxatoratushoz jutás kelte, a kiadás kelte (külön az illetékes hatóságokhoz és a felekhez történté), a kapcsolatos számok (ennek a rovatnak litera vigilans volt a címe), a registraturára jutás kelte és végül az irattári jelzet. Az expediturára jutás keltét követő rovatok már az első néhány év után egyre inkább kitöltetlenül maradtak; csak a „litera vigilans" rovatban sűrűbbek a bejegyzések. 1815-ben év közben történt változás az iktatókönyvekben. A rovatokból csak az iktatószám, az iratnak a hatósághoz érkezése kelte, az előadó neve, az irat tárgya, az ügyben hozott határozat kelte és az elintézés módjának jelzése, továbbá az expediturára jutás kelte és a kapcsolatos szám rovata maradt meg. A mutatókönyveknek szintén két típusa van; mindkettő betűsoros. Az első 1786-tól 1814-ig használatos. Rovatos, az egyes oszlopokban az iktatószámot, a címszót, az irat tárgyát, a fasciculus és numerus jelzését találjuk. A címszavak tárgyiak vagy személy- és helynevek; első két betűjük rendjében követik egymást. 1815-tel kezdődőleg a mutatókönyv már nem oszlik rovatokra; csak a tárgykivonatot és az iktatószámot közli az egyes címszavaknál. Az 1811. évi L—Z kezdőbetűs címszavakat tartalmazó kötetből másodpéldány is rendelkezésünkre áll. A kutatás az állagban a mutatókönyvek alapján történhet. A kutató a kérőlapon az állag neve mellett a szükséges irat év- és iktatószámát tüntesse fel.