Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)
MÁSODIK RÉSZ Erdélyi Országos Kormányhatósági Levéltárak (F szekció)
Az 1849 és 1867 közti erdélyi országos közigazgatási hatóságok ügyintézését nincs módunk ismertetni. Csak irattározásukról szükséges egyet és mást összefoglalóan elmondani. A kormányzóság irodája működésének első szabályozására 1850 legelején került sor. 189 Az ezt követő években is számos változás figyelhető meg az iratkezelés módjában, ezekről a hatóságok általános iratainak ismertetésénél számolunk be; általános szabályozás azonban csak 1855 tájt történik. A registratura új utasítása 1856 elejével lép életbe. Az utasítás értelmében a registraturán őrzendő irat az expedituráról került oda. A kiadóban letisztázott és elküldött iratok visszamaradó részeit az irattár vezetője vette át, iratjegyzék ellenében. Ez ellenőrizte az iratok meglétét, rájuk jegyezte az átvétel napját, kiválasztotta belőlük a valamiért különleges őrizetben részesítendő darabokat, s az iratjegyzéket átadva a kiadónak, megkezdte az anyag tulajdonképpeni irattári feldolgozását. Az első (és az egyik legdöntőbb) momentuma ennek a munkának az iratok szétosztása volt a különböző irattári osztályok (Registraturs-Abtheilungok) közt. Tizenhárom ilyen osztály volt, mindegyikük a helytartóság egy-egy nagy ügykörét (rendőri ügyek, községi ügyek stb.) foglalta magában. Ennek megtörténte után az irattár vezetője ellenőrizte: pontosan rávezették-e az iratokra a szükséges kancelláriai ügyintézési feljegyzéseket. Az egyes osztályoknál történt az iratok lajstromozása. Az osztály anyagát (előre megállapított séma szerint) kisebb tárgyi csoportokba (Nummer) osztották. A Nummereken belül az iratok további kisebb egységekbe kerültek: az ún. Subnummerekbe. A Subnummer az egyedi ügy összes iratait tartalmazta; így állhatott egyetlen iktatmányból is, de akár több százból is. Olyan esetekben, amelyekben egy irat többféle tárgyat is tartalmazott, ezt természetesen csak egy osztály anyagában helyezhették el; a többi érdekelt osztályoknál pedig kivonatok vagy egyszerű feljegyzések utaltak az eredeti iratra. Az így rendezett anyagot többféle segédkönyvbe vezették be. Elsőnek a lajstromkönyvek említendők közülük. Ezek egy-egy osztály irataihoz készültek. Nummerek szerint tagolódtak; az egyes Nummerek tartalmát (a bennük foglalt ügykört) nyomtatva tüntették fel az egyes lapok tetején. A lajstromkönyv rovatai a következők voltak: Nummer, Subnummer, az irat tárgya (rövid kivonat) és iktatószáma. Az egyes osztályok anyagához betűsoros mutatók is készültek (Alphabetisches Hilfsbuch). Ezek az ilyen segédkönyvek szokott képét mutatták: címszavaiknál az irat tárgykivonatát és jelzetét tüntették fel. (Ezek mellett a mutatók mellett készült az irattár anyagához egy ún. Haupt-Index is. Ez valamennyi osztály anyagát felölelte; címszavai és a tárgykivonatok mellett az irat iktatószámát tüntette fel.) Miután az iratokra rákerült az irattári osztály, Nummer és Subnummer jelzése, ezt a jelzetet bevezették az iktatókönyvekbe s az ún. szám-elenchusba (Nummer-Elenchi, Perceptions-Buch) is. Meg kell még emlékeznünk a segédkönyveknek egy különleges fajtájáról, a keletkönyvről (Daten-Buch). Ez annak feljegyzésére szolgált, hogy az év egyes napjain milyen idegen számú és saját számú iratok érkeztek a hatósághoz. 190 Különválasztották az irattárban a normatív jellegű iratokat; ezek önálló sorozatot képeztek. Külön sorozatba kellett hogy kerüljenek a nyomtatott és sokszorosított rendeletek, hirdetmények stb. Szintén már 1849-től kezdve úgynevezett szabályrendeletei könyveket (Normalien-Buch) is vezettek; ebbe az előírás szerint a birodalmi és országos törvénylapban meg nem jelent normatív rendelkezéseket kellett bemásolni, vagy nyomtatott, ill. sokszorosított példányukat elhelyezni.
