Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)

ELSŐ RÉSZ Az Erdélyi Kancelláriai Levéltár (B szekció)

vényeket is meg kellett vizsgálni: megkereste-e (s eredménytelenül-e) a benyújtó az alsóbb hatóságokat. Iktatatlan iratok (a titkosakat kivéve) nem voltak elintézhetek a hatóság által. Az exhibitumok kivonatai az iratnak a hatósághoz érkezése napján voltak elkészítendők (hacsak nem túl későn kerültek a fogalmazóhoz, vagy nem voltak nagyon terjedelmesek). A félreteendő s így currens iratoknál nem tartották szükségesnek kivonatok készítését. A kész kivonatokat mindjárt az ülésjegyzőkönyvbe kellett vezetni, s a jegyzőkönyvet az ülés előtt el kellett juttatni az elnökség tagjaihoz, átolvasásra. Magukat a kivonatokat pedig napjában három ízben a referensekhez kellett áttenni. (A titkos ügydarabokat az elnökség küldte meg utasításokkal a referensekhez, s ezeket az elnöki iroda jegyezte fel.) Végül megjegyzendő az iktató működésével kapcsolatban, hogy a hivatalnak állandó ügyeletet kellett tartania (az ún. Journalistok délután 2 órától este 9-ig s másnap reggel 8-tól délután 2-ig voltak szolgálatban. Ugyanezt a gyakorlatot vezették be a többi segédhivataloknál is.) Vasár- és ünnepnap szintén ügyelet volt az iktatóhivatalban. A referens tanácsosok munkáját illetően a lényeges nóvumok az alábbiak: a fontosabb előterjesztésekhez (Haupt Vortrag) minden referens maga készítette a kivonatokat. Tanácsülésre csak érdemi döntés alá tartozó ügyeket kellett vinni; ez azokra a királyi döntésekre is állt, amelyekkel kapcsolatban nem volt meg vitatnivaló. Az egyes ülések jegyzőkönyvének lezárását most így szabályozták: a csütörtöki ülésre azok kerültek, amelyek hétfő estig beérkeztek; a hétfői ülésen tárgyalandóknak csütörtökig kellett megérkezniök. A referens a tanácsülés napján jegyzéket nyújtott át az elnöknek, feltüntetve benne azt is, hogy mit expediáltak már az ülés előtt mint currens ügyet. Jegyzéket kellett készítenie a tanácsülésről későbbre maradt ügyekről is. Havonta jelentést kellett tennie az elnöknek a restans válaszokról. A referálás (tekintettel az ügyforgalom arányaira) rövid volt, nem kellett felolvasni a teljes kivonatot. A pénztárügyeket illető iratokra rá kellett jegyezni: „Videat Cassa referent". Jelezni kellett az iratokon a Normaliajelleget, továbbá az exhibitumokon azt, hogy hová történt az expeditio az ügyben, a kiadmányon pedig azt, hogy melyik ülésen kelt („ex sessione de. . . "). A félretett iratok jegyzékét a registrator köteles volt a hó utolsó tanácsülésére felterjeszteni; a további félretételre szántakat újból jegyzékbe kellett vennie. A registratura munkájában kevés érdemi változás történt. Csak az iratok kölcsönzésének határidejét szorították meg, egy hónapra korlátozva.

79 Ugyancsak az 1785. óv hozta meg hosszú érlelődés gyümölcseként — gondoljunk csak a nem iktatandó iratokra vonatkozó korábbi felterjesztésekre — a külön elnöki iroda létrehozását (az 1785. december 29-i döntés rendelkezett így)8« A Józsefi ügyintézés végső formáját azután egy, az 1787. évből származó, közelebbi kelettel el nem látott elaboratum foglalja össze. Mint az előbbiekben, ennek is csak új elemeit ismertetjük. Az iktató hivatal köteles volt naponta tabelláris kimutatásokat készíteni az aznap extrahálásra kiadott, ill. másnapra hagyott iratokról, s ezeket az elnökhöz terjesztette fel. Az elnökség által (látható jellel ellátva) a protocollum exhibitorumba küldött iratok azonnal, de mindenképpen még aznap a referenshez kerültek (még ha az iktatókönyv már le volt is zárva). Az egyházi, tanulmányi és alapítványi bizottság (az utolsót 1784-ben hozták létre) külön is iktatta iratait a központi iktatás mellett. Az egyházi bizottság ügyforgalmában megfordult darabokon ezt vörös szám jelezte; a tanulmányinál fekete szám és