Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)

MÁSODIK RÉSZ Erdélyi Országos Kormányhatósági Levéltárak (F szekció)

gyalásáról beszámoló bejegyzés az ülésjegyzőkönyv mely oldalán található; 1767ig arról is, hogy a Liber Conceptuum Regiusok hányadik oldalán található az elintézés másolata. 1787-től kezdve rávezették az iratborító lapokra az ügyben érkezett többi irat iktatószámát is, ez azonban nem történt rendszeresen, s a számsorok nem is teljesek. Az ügyiratokhoz három segédkönyv tartozik: egy iktató- és két mutató könyvsorozat. Az iktatás 1771-ben kezdődött a Guberniumban. Az iktatókönyvek következő típusait különböztetjük meg az állagnál: 1. Az 1771. évi első kötet, amely a következő adatokat tartalmazza: az irat iktatószáma, érkezése kelte, a küldő neve, az irat tárgya, az előadónak kiosztás kelte, az előadó neve, a tanácsban volt megtárgyalás kelte, a tanács határozata, a végrehajtás határideje, az expedíció áttétele a kancelláriához. 2. Az 1771. évi második kötettől 1784-ig a következő bejegyzéseket találjuk: iktatószám, az irat kelte, az érkezés kelte, az előadó neve, a tárgy kivonata, a tanácsban való megtárgyalás kelte. (Emellett két rovata van az iktatókönyvnek, amelyek elsejében egyáltalán nem, másodikában pedig csak kezdetben találunk bejegyzéseket: „Sigillum monitorium seu littera vigilans" és „numerus fasciculi, in quem expeditio reposita est".) 3. 1785-től az iktatókönyv nyomtatványa is német szövegű; a kiadásnál csak a kiadóba küldést jelezték; a kiadás jelzése után csak a „Vormerkung der belangten Auskunft" című rovat szerepel (ez azonban általában üres). 4. 1787-től a rovatok: iktatószám, az érkezett irat kelte, a hatósághoz érkezése kelte, előadója, a tárgy kivonata, a tanácsülés és elintézés napja, a tanács határozata, sürgető szám. 1829-től az utolsó rovat elmarad. A két mutatókönyv-sorozat egyike a Gubernium működésének egész időszakát felöleli. Betűsoros; az első két betű szerint osztályozza a címszavakat. (1848-ban az első három betű szerint.) Azok közt a címszavak közt, amelyeknek első két, ill. három betűje egyezik, nem tart rendszert; legfeljebb az könnyíti meg a tájékozódást, hogy a címszavak közül a legfontosabbak és a legtöbb terjedelmet elfoglalók kerülnek előre (elsősorban a Guberniummal hivatali levelezésben volt hatóságok nevei). Egy-egy címszón belül a bejegyzések rendje a sor-, ill. iktatószámok rendjének felel meg. Ha azonban egy irat tárgyilag lényegében azonos egy korábbi beadvánnyal, iktatószámát amellé is beírhatják, tekintet nélkül arra, hogy így kisebb iktatószámok elé ékelődött be. Különleges esetek a királyi rescriptumok és az Erdélyi Udvari Kancellária egyéb rendeletei. Ezeket a «Rescripta Regia" és „Decreta Regia" címszavaknál a Guberniumnál nyert iktatószámaik rendjében, elenchusszerűen vezették be a mutatóba: rovatosan feltüntették a rendelet keltét, az Erdélyi Udvari Kancelláriánál kapott iktatószámát, tárgyának kivonatát és a guberniumi iktatószámot. Az egyes címszók inkább nevek (személy-, hely-, hatóságnevek), mint tárgymegjelölések. Az iratok tárgykivonata a palliumokon feltüntetett kivonatok alapján készült. A második mutatókönyv-sorozat az 1787-től a Gubernium megszűnéséig tartó időszakot öleli fel. Ez az előbbitől az időhatárokon kívül csak annyiban különbözik, hogy bejegyzései általában az iktatókönyvekben található tárgykivonat alapján készültek. A kutatás az iratokban elsősorban a mutatókönyvek alapján történhet. Az iktatókönyveket a kutatónak az évi iktatószámok magas volta miatt csak olyankor