Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)

MÁSODIK RÉSZ Erdélyi Országos Kormányhatósági Levéltárak (F szekció)

táson mentek át. A gubernátor az országos főszámvevőség egy számtisztjével megvizsgáltatta őket, s a vizsgálat után ezek a Gubernium elnöki iratai közt maradtak. Ez a gyakorlat 1833-ban megváltozott. Ekkortól kezdve a gubernátor rövid úton áttette az iratokat az Exactoratus Provinciálisnak. Ott iktatták őket; a velük kapcsolatos hivatali működésnek csupán annyi nyoma van (az iktatókönyvben), hogy a hivatal ma iratanyaggal képviselt osztályaitól külön kezelték őket, s így külön állagot is kellett hogy képezzenek. Az iratok általában táblázatokból és a törvényhatóságok, egyházi és állami szervek által tett jelentésekből álltak. A táblázatok közül a következőket kell kiemelnünk: a) A népesség foglalkozási csoportjait feltüntető táblázat. Ennek főbb adatai a házak, lakások számára, a papok, nemesek, hivatalnokok és honoratiorok, polgárok és iparosok, parasztok, egyik csoportba sem sorolhatók számára vonatkoznak, b) Az iparra és kereskedelemre vonatkozó adatokat feltüntető kimutatás. Ez négy részre bomlik; az első táblázat a gyárakat és manufaktúrákat, a második a kereskedelmet, a harmadik az iparosokat, a negyedik az értelmiségi és vegyes szabad foglalkozású személyeket tünteti fel. c) Egészségügyi intézmények kimutatásai, d) Felekezeti megoszlás, egyházi személyzet létszámát feltüntető kimutatások, e) Iskolák (nép-, közép- és főiskolák) kimutatásai. A legtöbb példányt az a) ésb) alatti táblázatokból találjuk. A táblázatok adatainak értéke sokszor csekély (a helyi hatóságok pontatlanul töltötték ki a táblázatot, vagy egészen félreértették azok kitöltési módját). Az elnöki kancellária magából a gubernátorból vagy a Gubernium elnökéből, az elnöki titkárból és alsóbb személyzetből tevődött össze. Az ügyintézés abból állt, hogy a Gubernium elnöke felbontotta a hozzá érkezett iratot, majd a titkár vagy fogalmazó, a legbizalmasabb ügyekben pedig maga az elnök elkészítette az elintézés fogalmazványát. Ezt az elnök átnézte, átjavította, majd kiadmányozta. Ezután tisztázat készült a fogalmazványról, amely aláírásra az elnökhöz került vissza, s az kiadta. így az ügyiratok két részből állnak: érkezett iratból (és mellékleteiből), valamint elintézésfogalmazványból. Az iratsorozat egysége az egyes ügyirat. Ha egy és ugyanazon ügyben több ügyirat is érkezett az elnökséghez, ezeket nem kapcsolták együvé. Az egyes iratok évek, azokon belül pedig iktatószámok rendjében fekszenek a sorozatban. A segédkönyvek közül első helyen a jegyzékek (series) említendők. Az első években nem készítettek ilyen jegyzékeket: csak a mutatókönyvekbe, az évi bejegyzések után vezették be az Erdélyi Udvari Kancellária elnöki rendeleteinek jegyzékét. 1794-ben jelent meg az első különálló iratjegyzék. Ez még nem alkot külön kötetet; vékony füzet, amelyet a megfelelő évek mutatókönyveibe helyeztek bele. Csak 1806-tól „önállóak" ezek az iratjegyzékek. A seriesek tartalma az irat sorszáma és az érkezett irat rövid (kezdetben néhány szavas) kivonata, néha csak a küldő megjelölése. Az iktatókönyvek részletesebbek: az iktatószám mellett közlik az irat ún. „idegen" számát is (idegen szám: az az iktatószám, amelyet a küldő hatóság adott az iratnak), az elnökséghez érkezése keltét, tárgyát, az elintézés módját, az elküldés keltét s végül az esetleges kapcsolatos számot. A mutatókönyvek betűsorosak. Egy-egy címszónál röviden közlik az irat tárgyának kivonatát és a sor-, ill. iktatószámot. Címszavaik inkább személy- és helynevek, mint tárgyiak. A kölcsönkönyv az irat rövid tárgymegjelölése mellett jelzi az irat év- és iktatószámát, s felvilágosítást ad arra nézve, hogy az irat érkezett irat, melléklet, fogalmazvány vagy előadmány volt-e, végül pedig jelzi: kinek vagy milyen számra történt a kölcsönzés (néha mindkettőt is). „A magyar közigazgatási műszavak szótára" kézira-