Trócsányi Zsolt: Erdélyi kormányhatósági levéltárak (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 5. Budapest, 1973)

MÁSODIK RÉSZ Erdélyi Országos Kormányhatósági Levéltárak (F szekció)

(vagy távollétében helyetteséhez) került. Az rávezette a praesentatum jelzését (ez a szó rövidítéséből és a vétel keltéből szokott állni) s az előadó nevét. (Az instantiák kivételt képeztek e gyakorlat alól; ezeknek intézésével később foglalkozunk.) Ezek után jutott az irat az iktatóhivatalba.

24 Ott sorszámot nyert, majd az egyik caneellista bevezette az iktatókönyvbe. Ezek után a protocollisták kivonatot készítettek belőle az ülésjegyzőkönyv számára. Az iktatóhivatal a lajstromozóknak (registrator) küldte át az így feldolgozott iratot. Azok hozzácsatolták a tanácsülési megtárgyaláshoz szükséges előiratokat,

25 s bevezették a mutatókönyvbe, majd továbbküldték az iratot az előadónak. A referens írásban készítette el votumát, s ezt olvasta fel az ülésen. A tanácsülés határozata után pedig — elvégezve az esetleges változtatnivalókat votumán — az elintézésre kijelölt titkárnak adta át az iratokat. Az a votum-ívet a protocollistákhoz továbbította; ezek a korábban elkészített kivonatok és a votum alapján összeállították az ülésjegyzőkönyv bejegyzésfogalmazványát, s aztán a titkárhoz juttatták vissza az ívet. A tisztázott protocollumokat az év végén a registratoroknak adták át őrzésre. A tanácsi határozat alapján készült elintézésfogalmazványt a titkár az előadó tanácsoshoz továbbította. Ez ellenőrizte a szöveget, s a gubernátorhoz (vagy távollétében helyetteséhez) terjesztette fel. Az végezte el az irat kiadmányozását (az „Expediatur" szót vezetve rá az iratra, s aláírásával is ellátva azt). Az ellenőrzésen átment és jóváhagyott elintézésfogalmazvány az iktatóba került. Ott feljegyezték az iratnak a kiadóhivatalba küldése keltét, s miután az expediálás megtörtént, az elküldés dátumát is. Az elintézésfogalmazványok azután a registraturára kerültek vissza; ott egyesítették őket az exhibitumokkal és a votum-ívekkel, s iratborító lapokba (pallium) helyezve csomókban őrizték. Az utasítás emellett foglalkozott a mutatókönyv, az ülésjegyzőkönyv, a tabella relatorum vezetésének módjával; intézkedéseket követelt annak elérésére, hogy a Guberniummal levelező hatóságok hivatkozzanak a Főkormányszéktől nyert rendeletek stb. guberniumi számaira stb. Külön kitért az instantiák praesentalásának ügyére; ezeken mindig fel kellett tüntetni az előadó nevét.

26 Ugyancsak az 177l-es esztendő hozta meg a Gubernium első teljes referenciabeosztását is; korábban csak egyes tanácsosoknak vagy tanácsoscsoportoknak volt határozott szerepköre. Auersperg 1771. június 7-én terjesztette a Gubernium elé a tervezetet. Haller tanácsoshoz az unió és az ortodoxok ügyeinek, továbbá a helységek által nyújtott hitelek és adósságaik háromhavi kimutatásainak ellátása tartozott; Teleki a büntetőpereket látta el; Nemes az adóügyeket, a tisztségekre teendő jelölésekét, illetve történő választásokét, továbbá az apostatákét,' az oroszokról és a lengyelekről való félévenkénti informatiókét, a török alattvalókról, a kártékony madarak irtásáról beszámoló jelentésekét „et alia Publico-Politica"; Bánffy a kétes nemességekét, a profugiumról beszámoló törvényhatósági jelentésekét, a földesurak elleni perekről negyedévente felterjeszteni szokásos repraesentatiókét, a mezőgazdasági társaságéit, az appellált perekét, magánosoknak földesurak ellen indult pereit, a panasztevők vagy szabadon bocsátásukért esedezők kérvényeit „et alia juridica"; Möringer a Commissariaticát és Commercialiát, a kegyes alapítványok számadásaiét, továbbá a gabona és burgonya áráról és termeléséről beszámoló időszaki jelentésekét; Kornis a vallásügyeket, az insurrectio-váltság ügyeit s a Bánffy-jószágok sequestratiójávai kapcsolatosokat; Kemény a házassági dispensatiókét, a határőrökét, helységek határegyenetlenségeiét, a sószállításét „et alia cameratica",