Felhő Ibolya: A helytartótanácsi levéltár (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 3. Budapest, 1961)

MÁSODIK RÉSZ A helytartótanács felügyelete alatt működő hatóságok, hivatalok és személyek iratai

dalán a bal hasábra kerültek az érkezéskor feljegyzett adatok, a jobb oldalra pedig esetleg az elintézés rövid kivonata. Az így elkészült íveket minden év végén két kötetbe köttették. A második kötet végére még a korábbihoz hasonló módon készült mutató került. 1814. június 10-ig — az 590-es iktatószámig — a régi rendszerű iktatás is folyt. "Ezekhez az iktatókönyvekhez azonban nem készítettek mutatót. 1828. április 30-án, az 590-es iktatószámmal, befejeződött az iktatásnak 1812-ben megkezdett formája és újból a rovatos iktatókönyvek használatára tértek vissza. A rovatos űrlapon történő iktatás ismételt bevezetését az akkor kinevezett építési igazgató, Rauchmüller Ferenc rendelte el, az ügykezelés megjavítása érdekében. Rauchmüller utasítását feljegyezték a rovatos iktatóívek előtti lapra. Az 570-es számmal kezdődött iktatásnál az alábbi adatokat tüntették fel: 1. A beküldő hatóság és az építészeti igazgatóság iktatószámát az érkezés napjával (tört formában a két iktatószám, az utóbbi a nevezőben)2. Az iratok és mellékletek számát 3. Az ügy tartalmi kivonatát 4. Kivel és mikor közöltetett 5. Az elintézés és a kiadás napját 6. Az elintézés módját (jelentés, jegyzék, utasítás stb.) és az iratok számát 7. A terveket és irattári jelzetüket (ez a rovat 1836-ig szerepelt az iktatókönyvekben, de addig sem töltötték ki) 1828-ban a két különböző rendszerű íveket egybekötötték. A mutatókönyvek ezután is a korábbihoz hasonló rendszerben készültek. Az iktatásnak ez a formája 1848-ig változatlanul megmaradt. A központi iktatás mindig német nyelven történt. A belső ügyintézés nyelve is általában a német volt. A helytartótanáccsal azonban latin nyelven leveleztek. A központi iktatás mellett az igazgató és az igazgatóság osztályai külön nyilvántartást vezettek a hozzájuk érkező iratokról. Az osztályiktatókönyveknek csak töredéke maradt fenn. Ezeket a segédkönyveket kezdetben ,,Gescháfts-Protokoll"-nak, később ,,Gescháfts-Diarium"-nak, vagy csak ,,Protocoll"-nak, 1846 után pedig iktatókönyvnek nevezték. Az építészeti osztály iktatókönyvei az 1788-tól 1797-ig terjedő időből maradtak fenn. A két kötet az alapleltározás után, 1953-ban a kincstári ügyészség irataiból került elő. Az iktatókönyvben a következő adatokat tüntették fel: 1. Az építészeti igazgatóság és az osztály iktatószámát tört formában, az utóbbit a nevezőként 2. Az irat tárgyát 3. Az érkezés dátumát 4. Az ügyintéző nevét 5. A válasz kiadásának keltét 6. A felterjesztett és kijavított pénzösszeg nagyságát Minden évi iktatás előtt index található. A mutatót középen két hasábra osztották. Az első hasábba röviden azt jegyezték be, hogy mit építettek (iskola, templom, paplak, gazdasági épületek stb.). A második rovatban tüntették fel nagy betűkkel az abc első betűjéig terjedő rendben, a helység