Felhő Ibolya: A helytartótanácsi levéltár (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 3. Budapest, 1961)

BEVEZETÉS

1779-ben kénytelenek voltak szakítani az iratok tárgyi és alaki állagokban való elhelyezésének rendszerével, mert az irattár nem tudott lépést tartani a reá háruló feladatokkal. Az irattár a kiadóhivataltól átvett anyagot természetesen nemcsak rendezte és őrizte, hanem segédkönyveket is készített hozzájuk, hogy a tájékozódást biztosítsa, az ügyvitelhez szükséges előiratok kikeresését megkönnyítse. A rendezés és a segédkönyvkészítés különösen 1769től kezdve jelentett nagy megterhelést az irattár számára. 1769-ben ui. az ügyintézésben áttértek az előadói rendszerre s ettől kezdve a kiadóhivatal már nem bizottságok, hanem előadók szerint tárolta az iratokat. Az év végén tehát az irattár nem bizottságok (azaz ügykörök, tárgyak), hanem előadók szerinti csoportokban kapta meg az iratokat a kiadóhivataltól, fgy az iratoknak tárgyak szerinti szétválasztása nehezebb lett, mert egy előadó rendszerint több tárgykörbe tartozó ügyeket intézett. Ezért az irattár munkájának könnyítése végett elrendelték, hogy csupán az 1779-ig terjedő iratanyaggal foglalkozzék, azt rendezze" és lássa el segédkönyvekkel. Az újabb iratokat pedig továbbra is a kiadóhivatal kezelte, ugyanabban a rendszerben, amelyben az ügyintézés folyamán. Vagyis külön-külön csoportokban tartotta az egy-egy előadó által intézett ügyek iratait, s ezeken a csoportokon belül együtt hagyta az egy-egy ügyiratba tartozó iratokat. Ezek az előadók szerinti állagok („Acta secundum referentes") tehát már az ügyirategység következetes megtartásán épülnek fel. Ez az ideiglenes megoldás azonban csak néhány éven át, 1780-tól 1783-ig tartott. Az ügyosztályok 1783 novemberében történt megszervezésekor az iratok kezelésében, tárolásában is az ügyosztályokhoz alkalmazkodtak. Minden ügyosztály iratai külön állagba kerültek, az ügyirategység megtartásával. Az ügyirategység megtartására és az ügyiratoknak tárgyak, ügykörök szerint kialakított állagokban való elhelyezésére — mint láttuk — már 1783 előtt is megtették a kezdeményező lépéseket. Tehát az ügyiratoknak ügyosztályonként az ügyirategység épségben hagyásával történő elhelyezése nem merőben új, hanem szerves fejlődés eredményének tekinthető. Üj, az eddigi gyakorlattól eltérő volt azonban az, hogy az irattár ettől kezdve már az ügyintézés folyamán belekapcsolódott az iratok kezelésébe, már az ügyintézéssel egy időben megkezdte az iratoknak az irattári rendbe való besorolását, jelzettel való ellátását, segédkönyvbe való bevezetését. Ezzel megszűnt az a kettősség, amely az iratok kezelésében 1724-től 1779-ig fennállott. Az íratok tárolásának az ügyosztályokhoz való alkalmazása és az irattári munkának az ügyintézéssel egyidejű, azzal lépést tartó végzése — akár csak maga az ügyosztályi rendszer — a helytartótanács fennállásának egész ideje alatt megmaradt. A HELYTARTÓTANÁCSI LEVÉLTÁR TÖRTÉNETE A helytartótanács irattárában már a helytartótanács fennállásának ideje alatt sok olyan iratot őriztek, amely nem magának a helytartótanácsnak és segédhivatalainak működése során jött létre. Itt őrizték a helytartótanács közvetlen felügyelete alatt álló szervek (országos biztosság, közalapítványi ügyigazgatóság stb.) iratait, az egyes meghatározott ügyek elintézésére kiküldött helytartótanácsi bizottságok, ill. biztosok iratait, az 1767-től 1779-ig