Ember Győző: Az 1848/49-i minisztérium levéltára (Magyar Országos Levéltár kiadványai, I. Levéltári leltárak 1. Budapest, 1950)

Bevezetés

A levéltári leltárról a Magyar Könyvtárosok és Levéltárosok Egyesületének kongresszusán a levéltári szakosztályban 1940. június 9-én felolvasott tanulmányomban, amely azután a Levéltári Közlemények 1940/41-i kötetében nyomtatásban is napvilágot látott, megkíséreltem az alapfogalmak tisztázásával a terminológia bizonytalanságát megszüntetni a tekintetben, hogy mi a levéltári leltár. Ugyanis a külföldi szakirodalomban általában leltárnak (inventariumnak stb.) neveznek minden, akár a levéltárak belső használatára készült, akár a kutató közönség tájékoztatására kinyomtatott, írásos munkát, amely az őrzött iratokra és az őrzés módjára vonatkozó adatokat tartalmaz, ha szerkezete az iratok levéltári elhelyezésének felel meg, ha beosztása a raktári rendet követi. Minthogy ezeknél a munkáknál a „leltár" szó csak a formát jelenti, tartalmukat külön jelzőkkel szokták megjelölni; ennek eredményeképen a levéltári leltáraknak különböző fajairól lehet beszélni. Ez a magyarázata a terminológia ingadozásának. A terminológiának ezt a zavarosságát a leltár fogalmi körének szűkítésével, a levéltári leltár és a levéltárismertetés határozott megkülönböztetésével véltem kiküszöbölhetőnek. A megkülönböztetés lehetősége, sőt szükségessége, a levéltáraknak, mint a levéltári iratanyagot őrző intézményeknek kettős feladatából önként adódik. A levéltárak feladata általánosan elfogadott felfogás szerint iaz, hogy a gondjukra bízott iratokat először is megőrizzék, és másodszor a kutatás és a történelmi feldolgozás számára használhatóvá tegyék. A két feladat természetesen csak elméletben különíthető el élesen egymástól, a gyakorlatban sok vonatkozásban egybeolvad. Mert a használhatóságot elsősorban a megőrzés biztosítja, viszont a használhatóság mérve befolyásolja a megőrzés mikéntjét. Rosszul őrzött anyag előbb-utóbb használhatatlanná válik, s minél egyszerűbb a használat, annál kevésbbé rongálódnak, pusztulnak az iratok, annál sikeresebben lehet azokat megőrizni. Noiha így a kettős levéltári feladat a gyakorlatban szorosan összefügg, elméletben különbséget lehet és kell tenni közöttük. A levéltári leltár elsősorban az iratok megőrzését hivatott szolgálni, míg a levéltárismertetésnek az a legfőbb rendeltetése, hogy a kutatást és a történelmi feldolgozást támogassa, az iratok használhatóságát segítse elő. A leltár az iratok őrzésére vonatkozó adatokat tartalmazza, az ismertetés pedig a felhasználásukhoz szükséges tudnivalókat. Ahhoz, hogy a levéltárnok az iratokat a kutatás számára használhatóvá tegye, hogy a kutató azokat történelmileg feldolgozhassa, sok olyan ismeretre van szüksége,