Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

tekben (oklevelek, térképek) érhető el. A jelzetelésnek legalább középszinten kell megtörténnie, vagyis a legkisebb raktári egységen (csomó, doboz) belüli legnagyobb levéltári egységeket (tételszám, alapszám, dosszié stb.) jelzettel kell ellátni. A jelzetelésnek teljesnek kell lennie, vagyis az őrző levéltár nevétől kezdve a középszintig lemenőén az identifíkáláshoz szükséges minden adatot - rövidítve vagy jelekkel - tartalmaznia kell. A jelzetet a levéltári egység (kötet, ügy tétel, dosszié stb.) első oldalán kell feltüntetni. Kívánatos, hogy a jelzet állandónak tekinthető elemei, de legalább az őrző levéltári intézmény neve rábélyegzett legyen a felvételezendő iratanyagon. A levéltári egységen már feltüntetett jelzetet a jelzetelésnél fel lehet használni, ha a félreérthetetlen jelzeteléshez alkalmas. Az egyes köteteket, az egyes ügyiratokat (numerus, alapszám, dosszié stb.) 1-gyel kezdődően oldalszámozni (paginálni) vagy lapszámozni (fóliálni) kell. Csak azokat az oldalakat kell számmal ellátni, amelyeken írás van. A számozást azzal az oldallal/borítólappal kell kezdeni, amelyen a levéltári jelzet olvasható. Az első oldalra rá kell írni a levéltári egység (kötet, ügyirat) legmagasabb oldalszámát is, és azt be kell karikázni. A kötetek meglévő megfelelő oldalszámozása esetén újraszámozás nem szükséges. Ez esetben az oldalszámozás ellenőrizendő. Ha számozási hibák vannak, úgy azokat jelezni kell. Ha egy köteten belül az oldalszámozási hibák száma meghaladja az oldalak számának 1-2%át, a kötetet újra kell számozni. Olyan kötetet, amelynek elején vagy végén mutató (ábécé index) van, két részletben kell paginálni. Külön 1-gyel kezdődően a szöveget, és külön ugyancsak 1-gyel kezdődően a mutatót. Ugyanígy kell eljárni kolligátumok esetében is. Az oldalszámozást puha grafit ceruzával kell végezni, és a számok az oldalnak mindig ugyanazon részén (lehetőleg jobb felső sarkában) legyenek. Ha a szöveget széles margó határolja, az oldalszám a szöveg közelébe írandó. A paginálás a garancia arra, hogy a levéltári anyag minden írásos oldala filmre kerüljön. Ha a paginálás munkája nincs arányban azzal a kockázattal, hogy esetleg egy-két oldal nem kerül filmre, a paginálástól el lehet tekinteni. Az előkészítő munka utolsó fázisaként a levéltári anyagot jegyzékeim kell. Ez a jegyzék a munkafolyamat során alapul szolgálhat akár az átadás-átvételkor, esetleg kölcsönzéskor, és nem utolsósorban az elkészült mikrofilm filmj egy zekének készítésekor. A mikrofilmezés folyamata A mikrofilmezés folyamata három részre osztható: - a felvételezést előkészítő munkafázisok,