Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

e/ a szerv jogelődjének megnevezését, fennállásának időtartamát, a közlevéltárban őrzött iratainak évkorét, terjedelmét, levéltári törzsszámát (több jogelőd esetén jogelődök szerinti bontásban); f/ a szerv közlevéltárban őrzött iratainak évkorét, mennyiségét, levéltári törzsszámát; g/ a szerv levéltári átadásra érett - maradandó értékű - irattári anyagának évkorét, mennyiségét és selejtezettségi fokát; h/ a szerv irattárában őrzött jogelőd - vagy egyéb - szerv működése során keletkezett irattári anyag évkörére, mennyiségére és selejtezettségi szintjére vonatkozó adatokat (több szerv esetében szervenkénti bontásban); i/ a g/ és h/ pontban meghatározott irattári anyaghoz tartozó térkép- és tervtári anyagot, kép- és hangfelvételt, valamint a számítástechnikai adathordozókon létrehozott és őrzött információ megnevezését, évkorét és mennyiségét (fajtánként), továbbá az adathordozó gyártója általjavasolt másolatkészítés gyakoriságát és az utolsó másolás időpontját; j/ a szervnél alkalmazott egyedi vagy egységes iratkezelési szabályzat(ok) számát és keltét; k/ az iratkezelési szabályzat végrehajtásának ellenőrzéséről felvett jegyzőkönyv(ek) levéltári nyilvántartási számát, az ellenőrzés időpontját, valamint az ellenőrzést végző levéltáros nevét; 1/ a szervnél végrehajtott iratselejtezések időpontját, a selejtezési jegyzőkönyvek levéltári nyilvántartási számát, az eljáró levéltáros nevét; ml az irattári elhelyezésre vonatkozó adatokat [az irattár(ak) címét, befogadóképességét, állapotát stb.]; n/ egyéb, a szerv működésével, szervezetével és maradandó értékű irattári anyagának védelmével összefüggő fontosabb információkat. (A NKÖM rendelet megjelenése előtt a levéltárak „szervnyilvántartó lapon" rögzítették az iratképző szervek adatait.) A maradandó értékű irattári anyag átvételéig a szervdossziéban kell tárolni a szerv egyedi iratkezelési szabályzatát (a hatályon kívül helyezett szabályzatokat is ideértve), továbbá a szerv működésére és szervezetére vonatkozó fontosabb dokumentumokat, valamint a szerv iratkezelésének közlevéltári felügyeletével kapcsolatban keletkezett összes iratot vagy annak másolatát. A maradandó értékű irattári anyag átvételét követően a közlevéltár a szervdossziéban tárolt iratok közül azokat, amelyek az átvett anyagra vonatkoznak, a szervdossziéból a fonddossziéba helyezi át.