Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

dő beszámolók. Ezek megőrzése azért is fontos, mert megőrzésük a részadatokat tartalmazó iratok egész sorának kiselejtezését teszi esetleg lehetővé. - Az irat egyedi jellegére. Minél több példányban maradt fenn valamely azonos adatokat tartalmazó irat, értéke annál kisebb, mégha különben értékesek is a benne foglalt adatok. Pl. egy modernkori statisztikai összefoglaló önmagában értékes, mert sok adatot tartalmaz, levéltári értékét azonban csökkenti az a körülmény, hogy adatai másutt is fellelhetők. - Az irat eredetiségére. Az eredeti aláírással, pecséttel ellátott tisztázati példány megőrzését előnyben kell részesíteni a másolatokkal szemben, ami természetesen nem jelentheti azt, hogy az irat létrehozásának folyamatát tükröző fogalmazványi példány kiselejtezendő lenne. - Az irat kiállításának formájára, díszes, esetleg művészi voltára. A fentieken kívül megőrzésre érdemesnek szoktuk ítélni az egyébként nem jelentős, de tömegesen előforduló - ezért az adott időszak problémáit jelző - típusügyek irataiból is bizonyos mintadarabokat. A selejtezhetőnek minősített iratcsoportból is meg szoktunk tartani olyan iratokat, amelyek jelentős személyekre vonatkoznak, továbbá amelyek néprajzi, művelődéstörténeti szempontból érdekesek vagy egyszerűen jellemző adatokat tartalmaznak az adott korszak mindennapi életére vonatkozóan. A napjainkban tapasztalható nagymértékű irattermelés felveti az ún. azonos formájú, tömeges iratok értékelésének kérdését (pl. perakták, kárpótlási iratok, betegakták, adóiratok stb.) Ezekben az esetekben kétféle megoldás javasolható: - mechanikus mintavétel (pl. az iratok 10 %-ának megtartása), - válogatás egyedi szempontok alapján (pl. a pertárgyak értéke, fontos személyekre vonatkozó adóiratok, betegakták stb.). A selejtezés szintjei Megkülönböztetünk alap-, közép- és darabszintű selejtezést. A fondképzőket általában három kategóriába oszthatjuk. Vannak levéltári értékhatár alá eső szervek, amelyek iratai közül semmi sem kerül levéltárba. Vannak továbbá olyan fondok, amelyeknek csak bizonyos fajta irataira tart számot a levéltár. Vannak végül olyan fondok, amelyeknek iratait a levéltár megfelelő átselejtezés után - köteles átvenni és megőrizni. Korábban levéltári megőrzésbe kerülhettek esetenként olyan fondok is, amelyeket ma értékhatár alattinak minősítünk. Ha ilyen fondok iratanyagát mindenestől kiselejtezzük