Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére II. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

131. kötet Osztály-nyilvántartókönyv 1984 Darabszintű rendezést végezhetünk nem iktatott iratok esetében is. Elsősorban a különlegesen értékes gyűjteményeket szoktuk ily módon rendezni (pl. oklevelek, címeres levelek, térképek, tervek stb.), de végezhetünk ilyen munkát a tételekbe sorolt iratoknál, sőt így rendezzük a napjainkban is használatos, állandó megőrzést nem igénylő számlákat, bizonylatokat, könyvelési dokumentumokat, banki értesítőket stb. A rendezés történhet - időrendben (év, hó, nap), - ábécé rendben, - sorszámok szerint stb. Az iratok levéltári jelzetekkel való ellátása A levéltári jelzetelés célja a rendezés során kialakított rendnek az iratokon való rögzítése, ezáltal az anyag felhasználhatóságának megkönnyítése, és annak biztosítása, hogy a rend esetleges szétbomlása esetén visszaállítható legyen. A levéltári jelzetet a fond rendszerével és rendezettségi szintjével összhangban kell kialakítani. Fondszintig rendezett anyagra csak a fond törzsszámát lehet rávezetni, ami a fondfőcsoport római számából és azon belül a fond sorszámát jelölő arab számból áll, amit a fond a levéltárba való bekerülésekor vagy fondszintig való rendezésekor kap. A törzsszám a fond levéltári azonossági, nyilvántartási száma, amit a fond minden iratára rá kell vezetni. Egy fond állagait fondon belüli sorrendjüknek megfelelően az ábécé fondonként újrakezdődő kisbetűivel írjuk. Az állag megjelölésére tehát a fond törzsszáma és a hozzá csatlakozó betűjel használandó. Az Országos Levéltár 1945 előtti iratanyagában a fondok és állagok jelölése ettől eltérő módon, a szekció betűjelével és szekciónként újrakezdődő arab számokkal történik. Az alsóbb szintek jelölésére az eredeti irattári jelzet szolgál (tételszám, iktatószám, fasciculus, numerus, stb.), annak hiányában az iratokat új jelzetekkel kell ellátni (cím rövidített jele, sorszám). A raktári egységek kialakítása Az iratanyag levéltári feldolgozása során a fondokra és állagokra szétválasztott, azokon belül rendezett és ennek megfelelően levéltári jelzetekkel ellátott iratanyagot raktári egységekbe kell osztani. Raktári egységnek az iratanyag olyan, csupán mennyiségileg meghatározott együttesét nevezzük, amelynek mennyiségi jellemzőit egyrészt a felhasználás szempont-