Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)
I. IRATTANI ISMERETEK
Hasonló további bővítési lehetőségre az Útmutató eleve lehetőséget biztosított, ahogyan arra is, hogy a személynevek, intézménynevek vagy földrajzi nevek kezdőbetűi szerint tagoljanak valamely alcsoportot. A csoportszámok az államigazgatás és a gazdaságirányítás fogalmainak logikus rendszerétjelentették - szemben a közigazgatási számokkal - nem igazodtak egyik szervhez, illetve ezek ügybeosztásához sem. Egyetlen szervnek sem volt önálló, kizárólag saját használatára szolgáló csoportszáma. Iratainak nyilvántartására mindegyik szerv bármelyik főcsoportban szereplő, az ügy tárgyának jelzésére megállapított csoportszámot használhatta. A csoportszám megválasztását az egyes szervek részére - a közigazgatási számrendszerhez hasonlóan - nem csak az Útmutatóban szereplő részletes, előre megadott szám és ügykör felsorolás, hanem az ehhez fűzött tárgymutató is segítette. Általában három nyilvántartási nyomtatványt használtak: - a nyilvántartó lapot (iktatólapot), - az iratjegyzék nyilvántartót és a - gyüjtőívet. A nyilvántartólapra, (azaz az iktatólapra) kellett feljegyezni az irattal, illetve az üggyel kapcsolatos minden adatot a beérkezéstől a kiselejtezésig. A lap tetején 4 rovat volt, ezekbe írták be - a csoportszámot, - a külön jelzést (levelezőpartner betűjét stb.), - a csoportszám tárgyát, - az előadó nevét. Az iratjegyzék nyilvántartólapot olyan esetekben használták, amikor több ügy egy intézkedéssel befejeződött, iratváltásra nem volt szükség, vagy éppen sok iratváltás esetén amikor az iktatólap négy rovata nem volt elegendő ezek nyilvántartására. A gyűjtőíveken a közrendeletekre beérkező válaszokat, az adatgyűjtéseket, az időszaki jelenségeket tartották nyilván. Természetesen külön gyűjtőíven nyilvántartásba vett válaszokat, jelentéseket nem volt szabad külön-külön iktatni azokat, hanem a gyüjtőíven szereplő ügyszám (csoportszám) alatt sorszámmal ellátva kellett nyilvántartani. Példa a csoportszámok használatára:
