Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

I. IRATTANI ISMERETEK

A családi levéltárak kialakulása A családi levéltárak első darabjai - megyek a 12. század óta maradtak fenn - a különféle oklevélkiadóktól származó jogbiztosító oklevelek voltak, melyekkel a Batthyány, Festetich, Eszterházy, Illésházy stb. családok iratai között találkozunk. A saját adminisztrációban először a számadások jelentek meg, melyekről a Batthyányiaknál már 151 l-ben lajstrom készült. A legkorábbi, általunk ismert családi levéltári rendszert, mely már fejlett írásbeliségre utal, 1617-ben a Thurzók alakították ki. Iratkezelésük tipikus, ezért is indokolt, hogy e kérdéssel részletesebben foglalkozzunk. Az elintézett beadványokat már a 17. század elején nagyobb tárgyi csoportokba helyezték. A tárgyi csoportokat - az éves mennyiségtől függően havi, vagy évi bontásban tették palliumba és ráírták a tárgyat. Expediálás után a beadványt elválasztották a fogalmazványtól. A fogalmazványok általában füzetbe vagy 2—3—4 lapot tartalmazó egységbe kerültek. Ezekben az üggyel kapcsolatos összes észrevétel, a beadvány - beadványok tartalma, érkezésének kelte -, és az intézkedési határozatok szerepeltek, így gyakorlatilag teljes képet adtak egy-egy ügy elintézéséről. Az elhelyezett iratokról a 17. század végéig nem vezettek mutatókönyveket. Az iratok keresése úgy történt, hogy az egyes palliumokra írták az emlékeztető szavakat, és azon belül az iratok úgy voltak elhelyezve, hogy hátlapjukra írt kivonat lapján lehetett megtalálni a keresett iratot. A birtokigazgatóhoz érkezett leveleket ő maga bontotta fel, hátlapjára feljegyezte az érkezés évét, a 16. század második felétől napját is, a levél (beadvány) írójának nevét és a rövid tárgyat. Az iratok elhelyezése évenként, azon belül havi bontásban történt, majd az 1620as években a Thurzó levéltárba már napi dátum szerinti rendben őrizték az anyagot. A családok középkori iratképzésére és iratőrzésére azonos alapelvek vonatkoznak, mint az országos gyakorlatra, azaz a család és birtokaik jogállására vonatkozó oklevelek fennmaradását igyekeztek biztosítani. A megőrzésre ez idő tájt két helyen nyílt lehetőség: 1. a családfő szálláshelyén, 2. hiteleshelyen. A családfő szálláshelyén elhelyezett iratok a 14. század végétől bővültek. Megőrizték a jogbiztosító iratok mellett: - a jogügyleteket, gazdasági ügyeket előkészítő iratok és azok mellékleteit, - az öröklési szempontból számba jöhető iratokat, - a lassan meginduló levelezést.