Dóka Klára: Levéltári ismeretek : Oktatási segédanyag a segédlevéltáros tanfolyamok hallgatói részére I. rész (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 9. 2002)

I. IRATTANI ISMERETEK

rint is mindenben megegyező másolata. Ezt nyomdatechnikai eljárással, fényképezés útján, fénymásolással, újabban számítógéppel vagy hologrammal is lehet készíteni. A szöveghű másolat az eredeti szövegét adja vissza, formáját nem. Ez készülhet kézírással, gépírással vagy más eszközzel. Ennek egyik válfaja a betűhív másolat, ami főleg régi kéziratok nyelvészeti szempontból való feldolgozásakor bír jelentőséggel. A teljes másolat a másolt irat szövegét kihagyás nélkül rögzíti; a kivonatos másolat viszont a lemásolt iratnak csak egyes részeit tartalmazza. Az egyszerű másolaton nincs hitelesítés. A hiteles másolaton viszont hitelesítési záradék szerepel, amelyben az arra illetékes szerv, vagy személy azt bizonyítja, hogy a másolat a megjelölt helyen található iratról, milyen eszközzel készült, mennyire egyezik a lemásolt irattal. Kivonatos másolat esetében azt is feltünteti, hogy milyen terjedelmű a kivonat, és az eredetinek mely részeit tartalmazza. Ez alatt szerepel a keltezés, az aláírás és a hitelesítő szerv bélyegzőlenyomata. A hitelesítést okmányok esetében közjegyző végzi. Az egykorú másolatok általában elsősorban ügyviteli érdekeket szolgálnak és többnyire hitelesítettek, míg a kései másolatok jórészt tudományos célokra készülnek és többnyire egyszerű másolatok. Hiteles /'ramak azt tekintjük, amelyet az írt vagy íratott, akinek a nevében szól. Ez tehát általában a tisztázat vagy a fogalmazvány, de ilyennek minősül a hitelesített másolat is. Hamisítvány ezzel szemben olyan irat, amelyet nem az írt vagy íratott, akinek a nevében szól. (ad 8.) Az iratok funkciója szerint megkülönböztetünk ügyviteli iratokat és ügykezelési iratokat. Az ügyviteli iratok az érdemi ügyintézésben játszanak fontos szerepet. Ezekhez soroljuk az iktatmányt, a mellékletet, a csatolmányt, az előadói ívet (ezen belül a pro domo feljegyzést, az elintézéstervezetet és a kiadmányt). Ügyviteli iratok a különféle nyilvántartások: ide sorolhatók az iktatókönyvek, mutatókönyvek, irattári sorkönyvek is. (ad 9.) Az iratokat a bennük foglalt adatok értéke alapján három csoportba szoktuk osztani: megkülönböztetünk maradandó értékű iratokat, tartósan ügyviteli értékű iratokat és történeti értékkel nem rendelkező, de ügyviteli értéküket is elvesztett, selejtezendő iratokat. Maradandó értékű az az irat, amely a társadalmi, gazdasági, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatokat tartalmaz.