Körösmezei András: Szempontok a közlevéltárak gazdasági szervekkel kapcsolatos gyűjtőterületi munkájának végzéséhez : Módszertani segédanyag (Levéltári módszertani és oktatási füzetek 8. Budapest, 2001)

III. LEVÉLTÁRI KAPCSOLATTARTÁS A KÜLÖNBÖZŐ TÍPUSÚ GAZDASÁGI SZERVEKKEL

amelyek felszámolója általában kevés pénzből gazdálkodik. Felszámolók és levéltárak között gyakran keletkezhet ellenérdekeltség az iratanyag feldolgozásának sorrendiségében. A felszámoló számára a társadalombiztosítási adatszolgáltatáshoz szükséges iratok őrzése az elsődleges. Az ún. továbbőrzendő iratok csak a második helyen állnak a feldolgozás fontossági sorrendjében. Ezekre az eljárás során még szükség van. A maradandó értékű iratok levéltárba adása így az utolsó helyet foglalja el. Az ellenérdekeltség azonban folyamatos kapcsolattartással áthidalható. Szerencsés eset, ha a felszámoló kötődik a vállalathoz, pl. annak korábbi vezetője volt, így könnyebben belátja, hogy közös érdek a cégműködést dokumentáló iratok megőrzése a jövő generációknak. A Magyar Országos Levéltár eddig két segédanyagot dolgozott ki a kapcsolattartáshoz, és pedig egy útmutatót és egy ún. minimumjegyzéket. A gazdasági szervek nem selejtezhető, levéltárnak átadandó iratainak ún. minimumjegyzéke (1. 5. sz. melléklet) összeállítására azért volt szükség, mert a felszámolt/végelszámolt vállalatok irattárainak rendje általában felborul, anyagaikat az épületek kiürítése miatt többször szállítják, és az iratrendező valóban nem tudhatja (főleg, ha nem ismerte korábban a vállalatot), miként kezdjen hozzá a rendezéshez. Amennyiben megmaradt és nem elavult, rendelkezésre áll rendszerint a vállalat irattári terve. Irattári terv hiányában a felszámoló és az iratrendező többnyire azzal a kérdéssel fordul a levéltárhoz, hogy mit tekintsen maradandó értékű iratnak. A minimumjegyzék a gazdálkodó szervezeteknél keletkezett maradandó értékű iratokat sorolja fel. Gyakorlatilag ez egy olyan utólagosan összeállított irattári terv, amely csak a maradandó értékű iratok irattári tételeit tartalmazza, a selejtezhető iratokét nem. Természetesen - amint ezt a jegyzék bevezetője is kiemeli egy konkrét vállalatnál keletkezhetett ennél több vagy kevesebb maradandó értékű irat. A „minimumjegyzék" elnevezés csak arra utal, hogy egy átlagos méretű vállalatnál a felsorolt tárgykörű iratok (irattári tételek) feltehetően előfordultak, azaz egy átlagos vállalat működése során legalább (minimum) ilyen tárgyú iratok keletkeztek. A jegyzékben szereplő tárgymeghatározások szolgálhatnak kiindulópontul az iratrendező számára az iratértékeléshez. Az ún. ''minimumjegyzék" kidolgozása kívánatos minden gazdasági szervekkel kapcsolatot fenntartó levéltárnál. A gazdasági szervek iratkezelési szabályzata és főként az irattári tervük tartalmazza ugyan azokat az ügyköröket, tárgyköröket (többször irattí-